Urenregistratie voor technische teams. Drie manieren, één urenstaat.

Urenregistratie is het vastleggen van de gewerkte uren per medewerker: wanneer iemand begon en stopte, met welke pauze, aan welk project en tegen welke uursoort. In TimeQeeper registreer je uren in de app, bij een klokstation of door ze zelf in te vullen, en komt alles samen in één urenstaat per medewerker per week.

Voor werkgevers in Nederland in de regel wel: de Arbeidstijdenwet vraagt een deugdelijke registratie van de arbeids- en rusttijden van elke werknemer, die je ten minste 52 weken bewaart. Uren die je loon of facturen onderbouwen, vallen daarnaast onder de fiscale bewaarplicht van zeven jaar. Uitzonderingen en details staan in ons artikel over de registratieplicht.

Dat kan. In de kennisbank staat een gratis urenregistratie-sjabloon in Excel, met uitleg over de formules en de grenzen van Excel. Stap je later over, dan registreert je team de uren in de app en exporteer je elke lijst uit TimeQeeper weer naar Excel.

Nee. Een medewerker zonder gebruikersaccount logt in op TimeQeeper Pocket met een activatiecode en ziet alleen de eigen uren. Wie alleen bij een klokstation badget, heeft genoeg aan een badge.

Nee, er wordt geen route bijgehouden. Als je organisatie het aanzet, legt Pocket bij in- en uitklokken één locatiemeting vast en zie je of dat binnen of buiten de projectlocatie was. Weigert de medewerker toestemming, dan blijft klokken gewoon mogelijk.

In de regel niet. Een vingerafdruk of gezichtsscan is een biometrisch gegeven, en dat mag een werkgever alleen verwerken als er een wettelijke uitzondering geldt. Voor urenregistratie is dat zelden zo: de Autoriteit Persoonsgegevens beboette een bedrijf dat vingerafdrukken van medewerkers scande voor de aanwezigheids- en urenregistratie. In TimeQeeper registreer je uren in de app, met een badge of door ze zelf in te vullen.

Pocket bewaart klokregistraties en nieuw ingevoerde uren tot er weer verbinding is, en het klokstation bewaart zijn scans. Daarna gaat alles vanzelf door, met de oorspronkelijke tijden.

De leidinggevende die bij de medewerker is vastgelegd, in de webapp of in Pocket. Die keurt goed of stuurt terug met een reden. Een goedgekeurde week heropenen kan alleen met beheerrechten en een reden.

Met het urenoverzicht per periode als PDF, uitgesplitst per medewerker, project en uursoort, met de te verlonen uren en de reiskosten. Na goedkeuring kan elke urenstaat ook automatisch als PDF per e-mail naar je administratie, en elke lijst exporteer je naar Excel.

De uren van die week voor het eigen project. De handtekening hoort bij precies die uren: worden ze daarna aangepast, dan moet er opnieuw getekend worden.