Urenstaat aftekenen: digitaal, controleerbaar en op tijd

Een urenstaat aftekenen betekent dat de opdrachtgever met een handtekening bevestigt dat de uren kloppen: wie er werkte, op welke dagen, hoeveel uur en aan welk project. Die handtekening is de basis voor je factuur en voor het loon van de monteur, en het eerste bewijsstuk als er achteraf discussie ontstaat. Digitaal aftekenen werkt pas goed als de handtekening vastzit aan precies de getekende uren en je kunt laten zien wie wat wanneer heeft gedaan.

Voor wie het aftekenen van urenstaten ertoe doet

Aftekenen speelt overal waar mensen uren maken bij een ander: bij detachering, montage, service en onderhoud op locatie. Denk aan een gedetacheerde elektromonteur in de procesindustrie, een montageploeg die een week aan een sorteerlijn in een distributiecentrum werkt, of contractors tijdens een revisiestop in een afvalenergiecentrale. Steeds hangt de factuur aan uren die de opdrachtgever niet zelf heeft geteld.

Voor beide partijen staat er iets op het spel:

• De leverancier wil zonder discussie factureren en het juiste loon uitbetalen. Een getekende staat laat zien dat de opdrachtgever de uren heeft gezien en akkoord gaf.
• De opdrachtgever wil alleen betalen voor wat er is gewerkt. Wie onderhoud uitbesteedt, heeft aan de getekende urenstaat het controlemoment vóór de factuur, zoals de goederenontvangst bij inkoop dat is voor onderdelen.

Discussies gaan zelden over de hele week, maar over details: is de pauze afgetrokken, telt de reis van de eerste ochtend mee, was het zaterdagwerk afgesproken? Hoe eerder de opdrachtgever tekent, hoe kleiner die discussies blijven.

Wat er op een goede urenstaat staat

Een urenstaat is pas aftekenbaar als iemand die er niet bij was, kan zien wat er is gebeurd. Deze onderdelen horen erop:

Werkt een monteur in één week voor twee opdrachtgevers, dan tekent elke opdrachtgever alleen voor de uren op het eigen project. Lege dagen of "volgt nog" horen niet op een staat die ter ondertekening wordt aangeboden.

Urenstaat aftekenen in vijf stappen: van invullen tot verwerken

Het schema hieronder laat de vijf stappen zien, en wat er gebeurt als de leidinggevende een staat terugstuurt.

1. 1Medewerker vult in. Dagelijks, met tijden, pauze, project en uursoort. Komen de tijden uit een klokregistratie, dan neemt de medewerker ze over en vult alleen aan. Hoe je die registratie opzet, lees je in urenregistratie voor monteurs.
2. 2Opdrachtgever tekent. Per project, bij voorkeur aan het eind van de week of na afloop van een korte klus, met naam, datum en tijd. De opdrachtgever ziet daarbij alleen de uren op het eigen project.
3. 3Indienen. De medewerker dient de week in. Vanaf dat moment ligt er een vaste versie die niet meer ongemerkt kan veranderen.
4. 4Leidinggevende beoordeelt. De leidinggevende keurt goed of stuurt terug met een reden, zoals een ontbrekende handtekening of een dienst van 13 uur zonder toelichting. Niemand keurt de eigen uren goed.
5. 5Verwerken. De goedgekeurde staat gaat als pdf naar de loonadministratie, de facturatie en het archief.

Een teruggestuurde staat komt weer bij de medewerker terecht. Veranderen daarbij de uren, dan tekent de opdrachtgever opnieuw.

Waar de leidinggevende op let

Goedkeuren is meer dan een vinkje zetten. Vijf controles vangen de meeste fouten:

• Compleet. Alle werkdagen ingevuld, en per project een handtekening.
• Plausibel. De uren passen bij de planning, de werkbonnen en de afspraken met de opdrachtgever.
• Binnen de wet. Diensten boven 12 uur of te korte rust zijn een signaal om uit te zoeken.
• Juiste uursoort. Overwerk alleen waar het echt overwerk was, storingsdienst met de oproep erbij.
• Reiskosten. Kilometers die passen bij de route tussen vestiging of huis en de locatie.

Klopt iets niet, stuur de staat dan terug met een concrete reden, zodat de medewerker weet wat er moet gebeuren.

Digitaal aftekenen: wat zegt de wet?

Aftekenen is in de eerste plaats een afspraak tussen jou en je opdrachtgever; welke handtekening je gebruikt, bepaal je samen. Wel is het goed om het juridische kader te kennen. Wat volgt is een overzicht, geen juridisch advies.

De Europese eIDAS-verordening onderscheidt drie soorten elektronische handtekeningen:

Volgens eIDAS mag een elektronische handtekening niet worden afgewezen alleen omdat ze elektronisch is of niet gekwalificeerd. Een gekwalificeerde handtekening heeft hetzelfde rechtsgevolg als een handgeschreven handtekening; voor de andere twee laat de verordening het rechtsgevolg aan het nationale recht. In Nederland bepaalt artikel 3:15a van het Burgerlijk Wetboek dat ook een gewone of geavanceerde elektronische handtekening dezelfde rechtsgevolgen heeft als een handgeschreven handtekening, als de gebruikte methode voldoende betrouwbaar is, gelet op het doel en alle omstandigheden.

Voor een urenstaat ligt een gewone elektronische handtekening voor de hand: een gekwalificeerde handtekening vraagt per ondertekenaar een gekwalificeerd certificaat en middel, en dat is voor een wekelijkse staat zwaar. Of je methode betrouwbaar genoeg is, hangt af van wat je eromheen vastlegt; daarover hieronder meer. Gaat het om grote bedragen of verwacht je discussie, spreek dan in het contract af dat de digitaal getekende urenstaat de basis voor de factuur is.

Wat een digitale handtekening betrouwbaar maakt

Een krabbel op een scherm bewijst op zichzelf weinig. De waarde zit in wat je eromheen vastlegt:

• Gekoppeld aan precies de getekende inhoud. Een goed systeem berekent bij het tekenen een controlegetal (hash) van de uren en slaat dat op bij de handtekening. Verandert er later één minuut, dan klopt het controlegetal niet meer en vervalt de handtekening. Wat verandert, wordt opnieuw getekend.
• Naam en functie van de ondertekenaar. Een handtekening zonder leesbare naam zegt weinig. Leg ook vast in welke rol iemand tekende.
• Datum en tijd. Getekend op vrijdag om 16:05 is iets anders dan drie weken later.
• Een vaste versie bij indiening. Wat is ingediend, ligt vast. Correcties leiden tot een nieuwe versie, niet tot een stille aanpassing.
• Een spoor van wie wat deed. Invullen, tekenen, indienen, terugsturen, goedkeuren: elke stap met naam en tijdstip.

Die koppeling aan de inhoud sluit aan bij een van de eisen die eIDAS aan een geavanceerde handtekening stelt: elke latere wijziging van de gegevens moet op te sporen zijn. Alleen daarmee is een handtekening nog niet geavanceerd; daarvoor moet ze ook uniek aan de ondertekenaar gekoppeld zijn, die kunnen identificeren en zijn aangemaakt met gegevens die alleen de ondertekenaar onder controle heeft.

Van papieren urenbriefje naar digitale urenstaat

Veel bedrijven laten nog een papieren urenbriefje tekenen: de monteur vult het in, de opdrachtgever zet er een handtekening onder en op vrijdag gaat er een foto of een stapel papier naar kantoor. Dat werkt, maar het kost overtypen, briefjes raken zoek en achteraf is niet te zien of er na het tekenen nog iets is bijgeschreven.

Bij een digitale urenstaat tekent de opdrachtgever op een scherm, bijvoorbeeld op de telefoon van de monteur, en hoeft niemand de uren over te typen: na het indienen liggen ze meteen klaar voor goedkeuring. Zo maak je de overstap:

• Begin met één opdrachtgever die regelmatig tekent en openstaat voor een proef.
• Leg de contactpersonen vooraf uit wat ze te zien krijgen en wat hun handtekening betekent.
• Spreek af wat er gebeurt als er op locatie geen bereik is om te tekenen.
• Laat papier en digitaal niet lang naast elkaar bestaan: twee routes betekenen dubbel werk en twijfel over welke versie geldt.

Afspraken per opdrachtgever vooraf vastleggen

Veel discussie over urenstaten is eigenlijk discussie over afspraken die nooit zijn gemaakt. Leg per opdrachtgever vooraf vast:

• Pauzeregels. Gaat er standaard een halfuur af, of de werkelijke pauze?
• Reistijd en kilometers. Vanaf de vestiging of vanaf huis, tegen welke vergoeding per kilometer en vanaf welke afstand?
• Toeslagen per uursoort. Het percentage voor overwerk, avond, weekend en storingsdienst. Hoe je met die percentages de te verlonen uren berekent, staat in overuren registreren.
• Wie mag tekenen. Namen of functies, en wie tekent bij afwezigheid.
• Wanneer er getekend wordt. Per week, per klus of, tijdens een stop, per dag.
• Afronding. Per kwartier of per minuut, en gelijk voor begin en eind?

Leg die afspraken vast in het systeem waarin de urenstaat wordt gemaakt, zodat ze op elke staat automatisch worden toegepast en niemand ze hoeft te onthouden. Hoe afspraken per opdrachtgever in de weekstaat doorwerken, zie je bij urenregistratie in TimeQeeper.

Hoe lang je een getekende urenstaat bewaart

Een goedgekeurde urenstaat is onderdeel van je administratie. Drie regels bepalen hoe lang je die bewaart:

• Fiscaal: zeven jaar. Administratieplichtigen moeten hun administratie, inclusief de bijbehorende bescheiden, zeven jaar bewaren (artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen). Urenstaten die loon en facturen onderbouwen, horen daarbij. Papieren staten mag je digitaal bewaren, mits de overzetting juist en volledig is en de gegevens de hele bewaartijd leesbaar blijven.
• Arbeidstijden: minimaal 52 weken. Dient de urenstaat ook als registratie voor de Arbeidstijdenwet, dan bewaar je die ten minste 52 weken.
• Privacy: niet langer dan nodig. Persoonsgegevens bewaar je niet langer dan noodzakelijk, zoals de AP uitlegt bij het bewaren van personeelsgegevens. Zolang een wettelijke bewaarplicht loopt, zoals de fiscale, is bewaren noodzakelijk; daarna ruim je de staat op, inclusief de naam en handtekening van de ondertekenaar bij de opdrachtgever.

Bewaar de goedgekeurde versie als pdf, met de handtekening en het spoor erbij, en geef de opdrachtgever alleen inzage in de uren op de eigen projecten.

Valkuilen bij het aftekenen

• Een maand achteraf tekenen. Niemand weet nog of de dinsdag 8 of 9 uur was; de opdrachtgever tekent blind of helemaal niet.
• Tekenen op een onvolledige staat. Lege dagen of "volgt nog" maken de handtekening waardeloos voor wat er later wordt ingevuld.
• Wijzigen na het tekenen. Wie na de handtekening nog een uur toevoegt, factureert iets wat niet is goedgekeurd.
• Papieren briefjes. Kwijt, onleesbaar, nat geworden, of als foto in een chatgroep waar niemand ze terugvindt.
• Onduidelijk wie tekent. De portier of een monteur van de opdrachtgever tekent, en bij discussie blijkt die niet bevoegd.
• Goedkeuren zonder te kijken. Meerdere staten tegelijk goedkeuren is handig voor staten zonder afwijkingen; bekijk de uitzonderingen wel eerst.
• De leidinggevende keurt eigen uren goed. Dan ontbreekt het tweede paar ogen.