Ja, urenregistratie is verplicht voor werkgevers in Nederland. Artikel 4:3 van de Arbeidstijdenwet verplicht je de arbeids- en rusttijden van je werknemers deugdelijk te registreren, zodat de Nederlandse Arbeidsinspectie kan controleren of de wet wordt nageleefd. Die registratie bewaar je minstens 52 weken, en het middel kies je zelf: papier, Excel of een app. Daarnaast stellen de Wet minimumloon, de fiscale bewaarplicht en de AVG elk eigen eisen aan dezelfde uren.
Urenregistratie verplicht: wat artikel 4:3 precies vraagt
De registratieplicht voor arbeidstijden staat in artikel 4:3 van de Arbeidstijdenwet. Dat artikel vraagt "een deugdelijke registratie terzake van de arbeids- en rusttijden", die het toezicht op de naleving van de wet mogelijk maakt. Daar zitten twee eisen in. Je legt niet alleen vast hoeveel er is gewerkt, maar ook wanneer, zodat zichtbaar is of er genoeg rust tussen de diensten zat. En de maatstaf is controle: een inspecteur moet uit je registratie kunnen afleiden of de grenzen voor diensten, werkweken, nachtwerk, pauzes en rust zijn gehaald. Die grenzen staan in een overzichtstabel in urenregistratie voor monteurs.
Hoe je registreert, laat de wet open. Waar inspecteurs op letten, beschrijft de Nederlandse Arbeidsinspectie in haar werkinstructie Arbeidstijdenwet. Daaruit volgt dat een deugdelijke registratie:
- herleidbaar is tot één werknemer, via naam of personeelsnummer;
- per dienst de feitelijke begin- en eindtijd bevat, niet alleen het totaal aantal uren;
- de pauze per dienst laat zien; de totale pauzeduur volstaat;
- bijzondere diensten herkenbaar maakt: bij consignatie, zoals een storingsdienst, noteer je begin en einde van elke oproep, en de reistijd naar de klus en terug telt als arbeidstijd;
- afwijkingen van het rooster vastlegt: een vast rooster mag als registratie dienen, maar alleen als overwerk en andere afwijkingen apart worden genoteerd.
Voor technische diensten is er nog een aandachtspunt. Bij een plotselinge, onvoorziene situatie waarin ernstig letsel of buitengewoon ernstige schade aan goederen dreigt, geldt een deel van de normale grenzen niet (artikel 5:10). Duldt werk geen uitstel en is het redelijkerwijs niet anders op te lossen, dan mag een dienst bovendien eens per twee weken tot 14 uur duren (Arbeidstijdenbesluit, artikel 4.3:1). Doe je na een zware storing op een van beide een beroep, dan moet dat volgens de werkinstructie, met de reistijd, uit de registratie blijken. Staat het er niet in, dan toetst de inspecteur aan de gewone normen.
Hoe lang je uren bewaart: vier regels naast elkaar
De Arbeidstijdenwet is niet de enige regel die iets van je uren vraagt. Vier regels lopen door elkaar, en elke regel vraagt iets anders:
| Regel | Wat je vastlegt | Hoe lang bewaren |
|---|---|---|
| Arbeidstijdenwet (art. 4:3) | Begin, einde en pauze per dienst, per werknemer | Minimaal 52 weken |
| Wet minimumloon (art. 18b) | Gewerkte uren per werknemer | Geen eigen termijn |
| Fiscale bewaarplicht (art. 52 AWR) | Uren die loon of facturen onderbouwen | 7 jaar |
| AVG (art. 5) | Alleen wat nodig is voor het doel | Niet langer dan nodig |
Arbeidstijdenwet. De 52 weken tellen vanaf de datum waarop de gegevens betrekking hebben (Arbeidstijdenbesluit, artikel 3.2:1). De bewaarplaats kies je zelf, zolang je de registratie binnen een redelijke termijn kunt aanleveren.
Wet minimumloon. Sinds 1 januari 2024 is het wettelijk minimumloon een uurloon. Elk gewerkt uur telt dus mee, en op verzoek moet je "bescheiden waaruit blijkt hoeveel uren de werknemer heeft gewerkt" kunnen laten zien (artikel 18b). Een eigen bewaartermijn noemt de wet niet; houd de uren daarom bij je loonadministratie.
Fiscale bewaarplicht. Uren die de basis zijn voor loon, zoals overuren en toeslagen, of voor facturen, horen bij je administratie. Die bewaar je zeven jaar (artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen). De Belastingdienst rekent de loonadministratie tot de basisgegevens, waarvoor die termijn altijd geldt. Hoe je een getekende urenstaat bewaart, lees je bij urenstaat laten aftekenen.
AVG. Uren zijn persoonsgegevens. Leg alleen vast wat je voor het doel nodig hebt, bewaar het niet langer dan nodig en vertel medewerkers vooraf wat je vastlegt, waarvoor en hoe lang (artikelen 5 en 13 AVG).
In het schema hieronder staan de termijnen naast elkaar.
Voor wie de registratieplicht geldt, en voor wie niet
De plicht geldt voor iedereen die onder jouw gezag werkt: vaste en tijdelijke krachten, oproepkrachten en stagiairs (artikel 1:1). Een paar situaties vragen extra aandacht.
Uitzendkrachten, contractors en buitenlandse ploegen
Werkt iemand via een uitzendbureau of detacheerder bij jou, aan werk dat je bedrijf gewoonlijk laat doen, dan ben jij voor de Arbeidstijdenwet de werkgever en registreer jij de arbeids- en rusttijden. Het uitzendbureau heeft dezelfde uren nodig voor het loon, en voor de Wet minimumloon kan de inspectie de urenbescheiden ook opvragen bij het bedrijf waar iemand feitelijk werkt (artikel 18b, lid 3). Leg in het contract vast wie welke registratie bijhoudt en bewaart.
Een aannemer die met eigen mensen op je terrein werkt, registreert hun arbeidstijden zelf. Je poort- of badgeregistratie is bedoeld om te weten wie er binnen is, maar de inspectie kan die naast de gegevens van de aannemer leggen. Meer over afspraken met externe partijen staat in onderhoud uitbesteden.
Werken specialisten van een buitenlandse werkgever in diens opdracht voor jouw bedrijf, dan rusten de beboetbare verplichtingen uit de Arbeidstijdenwet mede op jou (artikel 10:5, lid 4). Tijdens een revisiestop met buitenlandse ploegen is dat geen detail.
Hoge inkomens en offshore
Verdient een werknemer van 18 jaar of ouder ten minste drie keer het wettelijk minimumloon op jaarbasis, inclusief vakantiebijslag en bij deeltijd naar rato, dan gelden de registratieplicht en de arbeidstijdgrenzen niet (Arbeidstijdenbesluit, artikel 2.1:1). Het precieze bedrag maakt de minister elk jaar bekend in de Staatscourant. De uitzondering vervalt bij werk op of vanaf een mijnbouwwerk of windpark op zee, bij wie gewoonlijk nachtdiensten draait en bij werk met ernstige gevaren voor veiligheid of gezondheid. Een goedbetaalde specialist die gewoonlijk nachtdiensten draait of aan een gevaarlijke installatie werkt, kan dus toch onder de registratieplicht vallen.
Op een bemand mijnbouwwerk of windpark op zee moet de registratie ter plaatse aanwezig zijn, met binnen zes weken een afschrift op het hoofdkantoor in Nederland (Arbeidstijdenbesluit, artikel 3.1:1).
Zzp'ers
Voor zelfstandigen geldt de Arbeidstijdenwet in principe niet, tenzij de veiligheid van anderen op het spel staat: zelfstandige vrachtwagenchauffeurs moeten zich bijvoorbeeld wel aan rij- en rusttijden houden. Werkt een ingehuurde zzp'er in de praktijk onder jouw gezag, dan kan de wet alsnog gelden (artikel 1:1, lid 2). Hun eigen uren houden zzp'ers bij om facturen op uurbasis te onderbouwen en voor de Belastingdienst: het urencriterium bepaalt of ze recht hebben op onder meer de zelfstandigenaftrek. Daarover meer in de vragen onderaan.
Papier, Excel of app: wat deugdelijk in de praktijk betekent
Voor de meeste sectoren schrijft de wet geen middel voor. Papieren urenbriefjes, een prikklok, een spreadsheet of een app: het mag allemaal, zolang de registratie controle mogelijk maakt. Het Hof van Justitie van de EU oordeelde in 2019 (zaak C-55/18) dat lidstaten werkgevers moeten verplichten tot "een objectief, betrouwbaar en toegankelijk systeem" waarmee de dagelijkse arbeidstijd van iedere werknemer wordt geregistreerd. De vorm laat het Hof aan de lidstaten. Nederland had met artikel 4:3 al een registratieplicht en heeft die na het arrest inhoudelijk niet gewijzigd. De drie woorden van het Hof zijn wel een bruikbare toets:
- Objectief. Je legt de feitelijke tijden vast, op het moment zelf of uiterlijk dezelfde dag, niet de tijden uit het rooster of de planning.
- Betrouwbaar. Elke dienst van elke werknemer staat erin, en elke wijziging is zichtbaar: wie wijzigde wat, wanneer en waarom, met het origineel ernaast.
- Toegankelijk. Medewerkers kunnen hun eigen uren inzien, en je kunt de registratie zonder zoekwerk aan een inspecteur leveren.
Voor een klein team kan een goed opgezet spreadsheet volstaan; hoe je dat bouwt, met een gratis sjabloon, lees je in urenregistratie in Excel. Een spreadsheet laat alleen niet vanzelf zien wie wat heeft gewijzigd, en per medewerker of week ontstaat een los bestand. Wordt dat te veel, lees dan waar je op let bij een urenregistratie-app. Hoe vaste versies en correcties met een reden er in de praktijk uitzien, zie je bij urenregistratie in TimeQeeper.
Controle en boetes: wat er gebeurt als je niet registreert
De Nederlandse Arbeidsinspectie houdt toezicht op de Arbeidstijdenwet. Een controle begint meestal bij de registratie. De inspecteur kijkt in eerste instantie naar een periode van vier weken en vraagt volgens de werkinstructie de registratie over zes weken op; werken mensen gemiddeld meer dan 48 uur per week, dan over achttien weken. Is je registratie gebrekkig, maar kan de controle toch worden uitgevoerd, dan volgt eerst een waarschuwing. Maakt je registratie een volledige controle onmogelijk, dan volgt direct een boete, en in ernstige gevallen kan de inspecteur het werk laten stilleggen.
De bedragen staan in de Beleidsregel boeteoplegging Arbeidstijdenwet en Arbeidstijdenbesluit 2013. Het boetenormbedrag is € 10.000 voor een ondeugdelijke registratie en € 10.000 voor het niet bewaren ervan. Dat bedrag geldt voor een werkgever met 50 tot 100 werknemers; onder de 10 werknemers is het de helft, van 10 tot 50 driekwart en vanaf 100 anderhalf keer zoveel. Bij een directe boete gaat het bedrag maal 1,5, en bij herhaling binnen vijf jaar komt er 100 procent bij (artikel 10:7 Arbeidstijdenwet).
Dat dit geen theorie is, laat een uitspraak van de Raad van State van 20 april 2022 zien (ECLI:NL:RVS:2022:1146). Een werkgever hield van zeven medewerkers alleen de totaaluren bij, niet de begin- en eindtijden. Controle was daardoor onmogelijk; de werkgever kreeg direct een boete van € 11.250 en de Raad van State liet die in stand.
Daar kan de Wet minimumloon nog bij komen. Lever je de stukken waaruit loon en gewerkte uren blijken niet of niet op tijd aan, dan is de boete € 12.000 per werknemer, of minder bij een dienstverband korter dan zes maanden.
Checklist: voldoet je urenregistratie?
Kun je deze tien vragen met ja beantwoorden, dan sta je sterk als de inspecteur langskomt.
- Staat iedereen die onder je gezag werkt erin, ook uitzendkrachten, oproepkrachten en stagiairs?
- Is elke regel herleidbaar tot één werknemer?
- Staan per dienst de feitelijke begin- en eindtijd erin, niet alleen het totaal?
- Staat de pauze per dienst erin, en alleen als het echt een pauze was?
- Zijn overwerk en andere afwijkingen van het rooster genoteerd?
- Staan oproepen tijdens de storingsdienst erin, met begin, einde en reistijd?
- Worden tijden dezelfde dag vastgelegd, en niet aan het eind van de maand?
- Zijn wijzigingen zichtbaar, met naam, datum en reden, terwijl het origineel bewaard blijft?
- Kunnen medewerkers hun eigen uren inzien, en weten ze wat je vastlegt, waarvoor en hoe lang?
- Kun je de registratie van de afgelopen 52 weken binnen een redelijke termijn aanleveren, en staan uren die loon of facturen onderbouwen zeven jaar in je administratie?
Veelgemaakte fouten bij de registratieplicht
- Alleen totaaluren bijhouden. "8 uur" per dag zegt niets over de rust tussen twee diensten. Precies dat leverde de werkgever uit de uitspraak hierboven direct een boete op.
- Het rooster als registratie, zonder afwijkingen. Wie overwerk, inval en eerder vertrek niet noteert, heeft geen deugdelijke registratie.
- De poortregistratie aanzien voor urenregistratie. Binnenkomen en vertrekken bij de poort valt zelden precies samen met begin en einde van het werk. Gebruik die gegevens hooguit als controle.
- "Vast salaris, dus niet registreren." Een vast salaris ontslaat je niet van de plicht. Zonder vast rooster noteer je per dag begin, einde en pauzes.
- Betaalde en gewerkte tijd door elkaar. Een doorbetaalde pauze is geen arbeidstijd, en een opgenomen tijd-voor-tijduur ook niet. Registreer wat er feitelijk is gewerkt.
- Hoge salarissen automatisch overslaan. De uitzondering geldt niet bij gewoonlijk nachtwerk, offshore of werk met ernstige gevaren.
- Te kort of juist eindeloos bewaren. Weggooien vóór 52 weken maakt controle onmogelijk; alles jarenlang bewaren botst met de AVG.
Veelgestelde vragen
Is urenregistratie verplicht voor zzp'ers?
Niet op grond van de Arbeidstijdenwet, maar bijhouden is wel verstandig. Voor de zelfstandigenaftrek en de meeste andere ondernemersaftrekken moet je in een kalenderjaar minstens 1.225 uur aan je onderneming besteden, en meer tijd dan aan ander werk, tenzij je in een van de vijf voorgaande jaren geen ondernemer was. Offertes maken en administratie tellen mee; uren waarin je alleen bereikbaar bent zonder te werken, tellen niet. Je moet de uren aannemelijk maken, bijvoorbeeld met je agenda, offertes, urenbriefjes en facturen.
Mag je als werkgever medewerkers verplichten hun uren te registreren?
Ja. Werknemers moeten zich houden aan de voorschriften die je als werkgever geeft over het verrichten van het werk (artikel 7:660 BW), en jij bent wettelijk verplicht de arbeids- en rusttijden te registreren. Voer je een nieuw systeem in, dan heeft de ondernemingsraad in de regel instemmingsrecht, omdat zo'n systeem geschikt is om aanwezigheid te controleren (artikel 27 Wet op de ondernemingsraden). Vertel medewerkers daarnaast wat je registreert en waarom, zoals de AVG vraagt.
Moet je overuren apart registreren?
Ja, overwerk is een afwijking van het rooster en hoort met begin- en eindtijd in de registratie. Voor de Wet minimumloon moet je ook kunnen laten zien wanneer meer- en overuren zijn ontstaan, hoeveel het er waren en wanneer ze zijn uitbetaald of in vrije tijd gecompenseerd (artikel 18b). Hoeveel toeslag je betaalt, regelt de wet niet; dat volgt uit je cao of de arbeidsovereenkomst. Hoe je overuren berekent, lees je in overuren registreren.
Mag een werknemer de eigen urenregistratie inzien?
Ja. Op grond van de AVG heeft een werknemer recht op inzage in de eigen persoonsgegevens, inclusief een kopie, en de urenregistratie valt daaronder. Je reageert zonder onnodige vertraging en in elk geval binnen een maand. Kloppen de uren niet, dan kan de werknemer om correctie vragen. Praktischer is het om medewerkers hun eigen uren standaard te laten zien, in de app of op de weekstaat: dan komen fouten vroeg boven.
Geldt de registratieplicht ook voor kleine bedrijven?
Ja. Artikel 4:3 geldt voor elke werkgever, ook met één werknemer. Het Hof van Justitie liet lidstaten ruimte om bij de vorm van het systeem rekening te houden met de omvang van bedrijven, maar Nederland kent geen vrijstelling voor kleine werkgevers. Wel is de boete lager: onder de 10 werknemers is het uitgangsbedrag de helft. Een eenvoudige registratie op papier of in een spreadsheet kan volstaan, zolang begin, einde en pauze per dienst erin staan.