Overuren registreren en berekenen: regels, toeslagen en een rekenvoorbeeld

Overuren registreren betekent dat je elk uur boven de afgesproken arbeidsduur apart vastlegt, met datum, begin- en eindtijd, uursoort en reden, zodat het goed wordt uitbetaald of gecompenseerd. Overuren berekenen doe je per uursoort: te verlonen uren = gewerkte uren × het percentage uit je cao of arbeidsovereenkomst. De wet schrijft geen overwerktoeslag voor, maar begrenst wel hoeveel er in totaal gewerkt mag worden: in de basis 12 uur per dienst en 60 uur per week.

Wat zijn overuren, en wat zijn meeruren?

Overuren zijn uren die je in opdracht van je werkgever werkt boven je afgesproken arbeidsduur. Dat klinkt eenduidig, maar de Arbeidstijdenwet kent het begrip niet: die telt alle arbeidstijd bij elkaar op, normaal of extra. Wat een overuur is en wat het oplevert, staat in de cao of de arbeidsovereenkomst, en daar lopen de definities uiteen.

Een gangbaar onderscheid in cao's:

• Meeruren zijn uren boven je eigen contracturen, maar binnen de voltijdse werkweek. Ze spelen vooral bij deeltijd en worden vaak tegen het gewone uurloon betaald.
• Overuren zijn uren boven de voltijdse werkdag of werkweek, of op dagen waarop je volgens rooster vrij bent. Daarover krijg je vaak een toeslag.

Een planner in een distributiecentrum met een contract van 32 uur die in een drukke week 38 uur werkt, maakt dan 6 meeruren; het overwerk begint pas boven de voltijdse 40 uur. Maar de grens kan ook per dag of per jaar liggen. In de cao Metalektro zijn overuren bijvoorbeeld de uren boven het dagrooster als je die dag meer dan 8 uur werkt, plus de uren op roostervrije zaterdagen en zondagen en op feestdagen. Meeruren zijn daar de uren boven de jaarlijkse arbeidsduur.

Of de grens per dag of per week ligt, maakt verschil. Werkt een monteur maandag 10 uur, vrijdag 6 uur en de andere dagen 8 uur, dan zijn dat met een daggrens 2 overuren en met een weekgrens geen.

Meeruren bij deeltijd staan onder druk

Het Hof van Justitie van de EU oordeelde in 2023 en 2024 dat een regeling waarin deeltijders pas een overwerktoeslag krijgen boven de voltijdgrens, hen in beginsel benadeelt. De minister van Sociale Zaken schreef in januari 2025, in antwoorden op Kamervragen, dat die uitspraken kunnen dienen als uitleg van het verbod op onderscheid naar arbeidsduur in artikel 7:648 van het Burgerlijk Wetboek, en dat een rechtvaardiging aan hoge eisen moet voldoen. Registreer meeruren en overuren daarom als aparte uursoorten. Dan kun je narekenen als je cao verandert of als iemand een toeslag over meeruren claimt.

Hoeveel overuren mag je maken? De grenzen van de Arbeidstijdenwet

Overuren tellen gewoon mee voor de maximale arbeidstijd. Voor werknemers van 18 jaar en ouder is die in de basis 12 uur per dienst en 60 uur per week, met daarnaast twee gemiddelden: 55 uur per week over 4 weken (een cao kan daarvan afwijken) en 48 uur per week over 16 weken. Een maximumaantal overuren noemt de wet niet; de grenzen gelden voor het totaal. Alle grenzen, ook voor nachtdiensten, rusttijden en pauzes, staan in de tabel in urenregistratie voor monteurs.

Door die gemiddelden kan een week die mag, als patroon toch te veel zijn. De voorbeeldweek verderop telt 53 uur: binnen de 60 uur per week. Zestien van zulke weken achter elkaar komen boven het gemiddelde van 48 uur. Een registratie die alleen per week kijkt, ziet dat niet; tel daarom ook over 4 en 16 weken.

Overuren registreren in zes stappen

Om overuren goed te betalen, te controleren en later te verantwoorden, leg je per overuur vast wanneer het viel, welke uursoort het is, waarom het nodig was en wie het opdroeg. Waarom je uren sowieso moet registreren en hoe lang je ze bewaart, lees je in urenregistratie verplicht.

1. 1Leg de regels vast. Haal uit cao of contract: ligt de grens per dag of per week, wat telt als meeruur, welk percentage hoort bij welke dag en tijd, en wie mag overwerk opdragen?
2. 2Maak per toeslag een uursoort. Bijvoorbeeld normale uren, meeruren, overuren 125%, overuren 150% en zon- en feestdagen. Gebruik de namen uit de cao, zodat de salarisadministratie niets hoeft te vertalen.
3. 3Registreer tijden, geen totalen. Begin, eind en pauze per dag; heeft een dag een normaal deel en een overwerkdeel, gebruik dan twee regels.
4. 4Noteer reden en project. Storing, spoedklus, revisie of gepland weekendwerk, met het project of de werkorder. Zo kun je overwerk doorbelasten en zie je later waar het vandaan komt.
5. 5Laat de week goedkeuren. De leidinggevende controleert: klopt de uursoort, was het overwerk opgedragen, blijven de grenzen gehaald? Hoe aftekenen en goedkeuren werkt, staat in urenstaat laten aftekenen.
6. 6Kies uitbetalen of tijd voor tijd en houd het saldo bij. Per medewerker, met de datum waarop opgebouwde uren uiterlijk moeten zijn opgenomen of uitbetaald.

Overuren berekenen: een rekenvoorbeeld van een hele week

Neem een monteur van de technische dienst van een afvalenergiecentrale met een contract van 40 uur: maandag tot en met vrijdag van 07:00 tot 15:30 met 30 minuten pauze, 8 uur per dag. Overuren zijn in dit voorbeeld de uren boven 8 uur op een werkdag en alle uren op zaterdag en zondag. We rekenen met de voorbeelduursoorten uit ons gratis Excel-sjabloon, zoals ze daar zijn toegelicht: de eerste overuren op een werkdag 125%, overuren in de avond en op zaterdag 150%, en werk op zon- en feestdagen 200%. Het zijn voorbeelden; welke uursoorten en percentages voor jou gelden, staat in je cao of arbeidsovereenkomst.

De week verloopt zo:

• Dinsdag valt een bunkerkraan uit en werkt de monteur door tot 17:30: 2 overuren.
• Donderdag loopt een klus uit tot 16:30: 1 overuur.
• Zaterdag staat gepland werk aan een transportband die doordeweeks niet stil kan, van 07:00 tot 13:30 met 30 minuten pauze: 6 overuren.
• Zondag wordt de monteur vanuit de storingsdienst opgeroepen en werkt van 10:00 tot 14:00: 4 uur.

In het schema hieronder zie je per dag de normale uren en de overuren, met de 8 uur per werkdag uit het contract als grens.

De monteur werkte 53 uur: 40 normale uren en 13 uur boven het contract. Voor de loonberekening vermenigvuldig je de uren per uursoort met het percentage:

Bij een uurloon van € 24 zijn de 60,75 te verlonen uren € 1.458 bruto voor deze week: € 1.272 voor de 53 gewerkte uren en € 186 aan toeslagen. Die toeslagen zijn samen 7,75 uur waard (0,75 + 3,00 + 4,00), een getal dat je hieronder terugziet. Hoe een urenoverzicht met te verlonen uren per uursoort er in de praktijk uitziet, zie je bij urenregistratie in TimeQeeper.

Uitbetalen of tijd voor tijd

Overuren kun je uitbetalen of compenseren in vrije tijd: tijd voor tijd. Welke vorm mag, staat in de cao of het contract. In de cao Metalektro levert een overuur bijvoorbeeld een vrij uur op, of in overleg de uurverdienste in geld, met voor bepaalde overuren een toeslag daarbovenop. Voor de voorbeeldweek zien drie mogelijke afspraken er zo uit:

Tijd voor tijd vraagt een saldo per medewerker, met afspraken over wanneer het wordt opgenomen; een saldo dat blijft groeien, is uitgesteld loon. Voor het minimumloon geldt bovendien een wettelijke termijn. Over uren boven de afgesproken arbeidsduur betaal je ten minste het minimumuurloon uiterlijk in de volgende betalingsperiode, tenzij de cao compensatie in vrije tijd toestaat en je dat vooraf schriftelijk met de medewerker hebt afgesproken. Het tegoed moet dan vóór 1 juli van het jaar erna zijn opgenomen, anders betaal je het uit in de eerste betalingsperiode na juni (artikel 13a Wet minimumloon).

De keuze werkt ook door in de loonaangifte. Uitbetaalde meer- en overuren tellen mee als verloonde uren, uren die je in tijd compenseert niet. Dat is van belang bij medewerkers met een contract van gemiddeld 30 uur per week of minder: krijgen zij in een kalenderjaar meer dan 30% meer uren verloond dan afgesproken, dan betaalt de werkgever met terugwerkende kracht de hoge WW-premie (Handboek Loonheffingen van de Belastingdienst).

Toeslag, minimumloon en belasting: wat de wet regelt

Een wettelijke overwerktoeslag bestaat niet. Het Ondernemersplein van de overheid zegt het kort: in de wet staat niet hoeveel extra loon een werknemer voor overwerk moet krijgen. Toeslagen komen uit de cao, de arbeidsovereenkomst of een bedrijfsregeling, en ze zijn zelden rond: de cao Metalektro geeft bijvoorbeeld 24,1% van de uurverdienste voor de eerste twee uur direct voor of na de werkdag, oplopend tot 82,8% op zon- en feestdagen.

Wat de wet wel regelt:

• Minimumloon per uur. Sinds 1 januari 2024 geldt het wettelijk minimumloon per gewerkt uur. Ook over meeruren en overuren heeft een werknemer recht op ten minste het minimumloon, legt de Rijksoverheid uit. Wie rond het minimumloon verdient en onbetaald overwerkt, zakt al snel onder het minimumuurloon.
• Vakantiegeld. Over uitbetaalde overuren bouwt een werknemer in de regel vakantiegeld op, berekend over de volle waarde, inclusief de toeslag.
• Loonheffingen. Uitbetaalde overuren zijn loon, waarop de werkgever loonheffingen inhoudt.

Overuren in technische teams: storingen, revisiestops en nachtwerk

In onderhoud ontstaat overwerk zelden volgens plan. Vier situaties vragen extra aandacht.

Storingen en storingsdienst. Werk na een oproep is arbeidstijd, en voor de regels rond storingsdienst telt het vanaf het moment van de oproep. Registreer dus het tijdstip van de oproep, begin en eind van het werk, de reistijd en de installatie. Voor storingsdienst, in de wet consignatie, gelden extra grenzen, zoals maximaal 13 uur arbeid per 24 uur en twee keer per vier weken 48 uur zonder werk of storingsdienst (artikel 5:9 Arbeidstijdenwet). Of je per oproep een minimumaantal uren betaalt en of reistijd als overwerk telt, staat in de cao of de storingsdienstregeling.

Revisiestops. Tijdens een revisiestop zijn lange dagen normaal. Zes dagen van 10 uur is 60 uur: precies de weekgrens. Vier van zulke weken achter elkaar kan alleen als een collectieve regeling, zoals de cao, afwijkt van het gemiddelde van 55 uur per 4 weken. Het gemiddelde van 48 uur over 16 weken blijft ook met een cao gelden: na vier weken van 60 uur blijft er voor de andere twaalf weken in die periode gemiddeld 44 uur over. Plan de stop daarom met die grens erbij, niet alleen met de uren die het werk vraagt.

Nachtwerk. Een nachtdienst mag in de basis 10 uur duren. Een nachtdienst van 8 uur die door een storing 3 uur uitloopt, gaat daaroverheen. Tot 12 uur mag alleen bij uitzondering: maximaal vijf keer per twee weken en 22 keer per 52 weken, met daarna 12 uur rust. Duldt het werk geen uitstel en is het redelijkerwijs niet anders op te lossen, dan mag een dienst of nachtdienst daarnaast eens per twee weken tot 14 uur duren (artikel 4.3:1 Arbeidstijdenbesluit).

Structureel overwerk. Maken dezelfde mensen week na week overuren, dan is dat meestal een capaciteitsvraag voor de onderhoudsplanning. Komen ze steeds van dezelfde installatie, zoek de oorzaak dan met een storingsanalyse. Ook juridisch telt het mee: heeft een arbeidsovereenkomst minstens drie maanden geduurd, dan wordt de arbeidsduur vermoed gelijk te zijn aan het gemiddelde per maand over de drie maanden ervoor (artikel 7:610b BW). Een medewerker die structureel 45 uur werkt op een contract van 40 uur, kan zich daarop beroepen.

Veelgemaakte fouten bij overuren

• Alleen een weektotaal. Zonder begin- en eindtijden kun je de dagregel uit de cao, de 12 uur per dienst en de rusttijden niet controleren.
• Overwerk zonder opdracht of reden. Achteraf weet niemand meer of de uren waren afgesproken en of ze bij een klant of een storing horen.
• Een pauze die er niet was. Automatisch 30 minuten aftrekken terwijl de monteur bij een storing doorwerkte, laat een halfuur overwerk verdwijnen.
• Een tijd-voor-tijdsaldo zonder einddatum. Het groeit door, wordt niet opgenomen en komt bij vertrek in één keer op de loonstrook.
• Percentages uit een ander bedrijf of sjabloon. Neem toeslagen over uit je eigen cao of contract, niet uit een voorbeeld, ook niet uit dit artikel.
• Een systeem zonder uursoorten. Een urenregistratie die alleen totalen kent, laat de salarisadministratie met de hand rekenen; let daarop bij het kiezen van een urenregistratie-app.