Onderhoudsplan opstellen: een stappenplan voor machines en installaties

Een onderhoudsplan legt per asset vast welke onderhoudstaken nodig zijn, met welk interval (tijd, gebruik of conditie), door welke vakdiscipline, met welke onderdelen en gereedschap en onder welke veiligheidsmaatregelen. Een onderhoudsplan opstellen doe je in een vaste volgorde: assets in kaart brengen, prioriteren, per asset taken verzamelen uit handleiding, regelgeving, storingshistorie en ervaring, per taak een aanpak en interval kiezen en de taken bundelen tot rondes. Zo wordt preventief werk voorspelbaar en verklein je de kans op ongeplande stilstand.

Dit artikel gaat over machines en installaties in de industrie, energie, afvalverwerking en logistiek. Zoek je een meerjarenonderhoudsplan (MJOP) voor een gebouw of VvE, dan is dat een ander instrument; het verschil staat onder de veelgestelde vragen.

Wat een onderhoudsplan is, en wat het niet is

De Europese norm voor onderhoudsterminologie, NEN-EN 13306, omschrijft een onderhoudsplan als een gestructureerde en vastgelegde set taken, met de activiteiten, procedures, middelen en tijdschaal die nodig zijn om onderhoud uit te voeren. In de praktijk is het per asset een lijst van terugkerende taken: wat er gebeurt, hoe vaak, hoe lang het duurt, welke vakdiscipline het doet en wat daarvoor klaar moet liggen.

Drie begrippen worden vaak door elkaar gebruikt. Het helpt om ze uit elkaar te houden, omdat ze elk een andere vraag beantwoorden:

De strategie kies je per asset of per faalwijze, het plan vertaalt die keuze naar concrete taken en de planning zet die taken in de agenda, binnen de capaciteit van je ploeg. Hoe je van een stapel taken naar een haalbare weekplanning komt, lees je in onderhoudsplanning. Hoe dat er op een planbord uitziet, zie je bij software voor onderhoudsplanning.

Wat er per taak in een onderhoudsplan staat

"Pomp controleren" is geen onderhoudstaak, maar een voornemen. Een bruikbare taak is zo beschreven dat twee monteurs het werk op dezelfde manier uitvoeren en achteraf hetzelfde rapporteren. Leg per taak minimaal het volgende vast. Als voorbeeld dient het nasmeren van de lagers van een koelwaterpomp.

Twee velden worden vaak overgeslagen. Het acceptatiecriterium maakt van "controleren" een meting met een grens: welke waarde is goed en wat doe je als die wordt overschreden? De herkomst vertelt later waarom een taak bestaat. Wie over drie jaar wil beslissen of een taak kan vervallen, moet kunnen zien of die uit de handleiding komt, uit een wettelijke eis of uit één storing van lang geleden.

Een onderhoudsplan opstellen in zeven stappen

De volgorde hieronder werkt voor één machine en voor een complete fabriek. Bij een grote installatie doorloop je stap 3 tot en met 6 per assetgroep, te beginnen bij de meest kritieke.

1. 1Breng je assets in kaart. Een plan hangt aan een asset of positie; zonder register weet je niet waar een taak bij hoort en waar de historie terechtkomt. Taken die bij de functie op een vaste plek horen, hang je aan de positie. Taken die bij het fysieke exemplaar horen, zoals een revisie na een aantal draaiuren, hang je aan de asset zelf. Hoe je die structuur opzet, lees je in een assetregister opzetten; een voorbeeld zie je bij software voor assetbeheer.
2. 2Bepaal waar je begint. Een kritikaliteitsanalyse rangschikt assets op het risico van uitval: de gevolgen voor veiligheid, milieu en productie en de kans daarop. Begin bij de kritieke assets. Voor goedkope assets waarvan uitval weinig gevolgen heeft, kan herstellen na falen een verdedigbare keuze zijn; leg die keuze dan wel vast.
3. 3Verzamel per asset de bronnen. Dat zijn de handleiding, wet- en regelgeving, de storingshistorie en de ervaring van monteurs en operators, aangevuld met analyses zoals een FMECA. Schrijf elke kandidaat-taak op met de bron erbij; schrappen komt later. Handleidingen en tekeningen vind je sneller terug als ze aan de asset zijn gekoppeld, zoals bij technisch documentbeheer.
4. 4Kies per taak de aanpak. Vervangen of reviseren op een vast interval in tijd of gebruik werkt alleen voor slijtage die met de tijd of het gebruik toeneemt. Kondigt een faalwijze zich vooraf meetbaar aan, dan is meten vaak beter dan vervangen. En heeft uitval weinig gevolgen, dan is herstellen na falen soms de goedkoopste keuze.
5. 5Bepaal de intervallen. Startpunt is meestal het advies van de fabrikant, bijgesteld op jouw gebruik en omstandigheden. Hoe je dat doet, staat verderop.
6. 6Bundel taken tot rondes. Taken met hetzelfde interval, dezelfde vakdiscipline en dezelfde voorwaarden (wel of geen stilstand) voeg je samen tot één ronde. Rondes op dezelfde locatie combineer je tot een route: de wekelijkse controle van tien pompen in één gebouw wordt zo één route in plaats van tien losse werkorders.
7. 7Evalueer en stel bij. Laat bij elke uitvoering bevindingen en meetwaarden vastleggen en geef elke asset een eigenaar die het plan bijhoudt. Vind je na een aantal beurten nooit iets, dan kan het interval omhoog. Vind je telkens schade of faalt de asset tussen twee beurten, dan moet het interval omlaag of is een andere aanpak nodig.

In het schema hieronder zie je stap 3 tot en met 6 voor één asset: vier bronnen leveren zes taken op voor koelwaterpomp P-201, en die taken komen terecht in vier rondes.

Waar de taken vandaan komen: vier bronnen

Handleiding van de fabrikant

Voor machines is de handleiding de eerste bron, en wat erin moet staan is wettelijk geregeld. De Machinerichtlijn (2006/42/EG) eist dat de gebruiksaanwijzing beschrijft welke onderhoudswerkzaamheden de gebruiker moet uitvoeren en welke preventieve maatregelen gelden, hoe je dat veilig doet en, waar de veiligheid in het geding is, welke vervangingsonderdelen je gebruikt (bijlage I, punt 1.7.4.2). De Machineverordening (EU) 2023/1230, die vanaf 20 januari 2027 geldt, neemt die eisen over. Een handleiding is wel geschreven voor een gemiddelde situatie: de fabrikant kent jouw bedrijfsuren, stof, vocht en belasting niet. Gebruik de handleiding daarom als startpunt, niet als eindpunt.

Wet- en regelgeving

Het Arbobesluit verplicht werkgevers om arbeidsmiddelen hun hele gebruiksduur door toereikend onderhoud in een veilige staat te houden en een bijbehorend onderhoudsboek goed bij te houden (artikel 7.5). Arbeidsmiddelen die door slijtage of andere invloeden gevaarlijk kunnen worden, laat je zo vaak keuren als nodig is, door een deskundige en met schriftelijk bewijs op de arbeidsplaats (artikel 7.4a). Voor onder meer drukapparatuur en hijskranen gelden eigen keuringsregels. Neem die keuringen op als taken, met de grondslag als herkomst; welke voor jouw installaties gelden, lees je in wettelijke keuringen.

Storingshistorie

Meldingen en werkorders met een vastgelegde oorzaak laten zien welke faalwijzen zich bij jouw installatie echt voordoen, en hoe vaak. Een lager dat herhaaldelijk faalt door een uitlijnfout, vraagt om een taak die niet in de handleiding staat. Omgekeerd laat de historie zien welke taken nooit iets opleveren.

Ervaring en FMECA

Monteurs en operators weten welke punten lastig bereikbaar zijn, waar vuil zich ophoopt en welke geluiden ertoe doen. Leg die kennis vast, zodat die niet met één persoon vertrekt. Voor kritieke assets is een FMECA de systematische variant: per faalwijze bepaal je effect en kritikaliteit, en daaruit volgt welke taak de faalwijze tijdig kan signaleren of afvangen.

Intervallen bepalen: kalender, gebruik of conditie

Een interval kun je op drie manieren uitdrukken. In de terminologie van NEN-EN 13306 vallen de eerste twee onder vooraf bepaald onderhoud: het interval ligt vast, zonder dat je eerst de toestand meet.

• Kalender. Past bij veroudering die doorgaat als de machine stilstaat, zoals bij rubber, vet en corrosie, en bij keuringen met een vaste termijn. Ook de eenvoudigste keuze bij een constant gebruik.
• Gebruik. Slijtage van lagers, afdichtingen en filters volgt vooral draaiuren, starts, cycli of verwerkte tonnen. Bij een wisselende bedrijfstijd sluit dat beter aan dan de kalender; hoe je draaiuren betrouwbaar registreert, lees je in draaiuren monitoren met IoT-sensoren.
• Conditie. Hier is het interval de meetfrequentie. Die leid je af van het P-F-interval, de tijd tussen het eerste meetbare signaal en het falen; de uitleg staat in conditiegebaseerd onderhoud.

Vaak combineer je kalender en gebruik: "2.000 draaiuren of 6 maanden, wat het eerst komt". Een pomp die continu draait, haalt 2.000 uur na ongeveer twaalf weken. Een reservepomp die 500 uur per jaar draait, staat na zes maanden pas op 250 uur en is dus eerst aan de beurt op de kalender. Die kalendergrens is nodig, omdat vet ook veroudert als de pomp stilstaat.

Begin bij het advies van de fabrikant, tenzij je een goede reden hebt om af te wijken, en leg die reden vast. Ga na of het volgen van het schema een garantievoorwaarde is. Daarna bepalen je bevindingen het interval.

Faalt een asset juist kort na onderhoud, kijk dan eerst naar de uitvoering in plaats van naar het interval. Openmaken en weer in elkaar zetten brengt eigen risico's mee, zoals een verkeerd gemonteerde afdichting of vuil in een lagerhuis.

Voorbeeld: onderhoudsplan voor een koelwaterpomp

Neem koelwaterpomp P-201 in een energiecentrale: een horizontale centrifugaalpomp met elektromotor en elastische koppeling, die continu draait. Uit de vier bronnen komen zes taken.

De zes taken vallen in vier rondes. De wekelijkse operatorronde kost een paar minuten per pomp en brengt lekkage en warme lagers vroeg aan het licht. De maandelijkse trillingsmeting volgt uit de FMECA: lagerschade kondigt zich in trillingen aan, vaak ruim voordat de pomp uitvalt. Het nasmeren volgt de handleiding op draaiuren, met de kalender als vangnet. De drie jaarlijkse taken vragen alle drie stilstand en isolatie, dus die bundel je in één ronde tijdens de geplande stop.

Twee taken komen uit bronnen buiten de handleiding en de FMECA. De uitlijncontrole komt uit de storingshistorie: twee lagerdefecten bleken terug te voeren op een uitlijnfout na eerder werk. De controle van de afscherming komt uit het Arbobesluit, dat eist dat bewegende delen die gevaar opleveren, zijn afgeschermd (artikel 7.7); die afscherming hoort bij wat je in een veilige staat houdt. Zodra een ronde aan de beurt is, wordt die een werkorder. Hoe dat er in de praktijk uitziet, zie je bij onderhoud en preventieve rondes.

Veelgemaakte fouten bij het opstellen van een onderhoudsplan

• De handleiding één op één overnemen. Je krijgt taken die niet bij jouw gebruik passen, en je mist de faalwijzen die de fabrikant niet kent.
• Te veel taken. Elke taak kost capaciteit, en elke keer openmaken is een kans op een montagefout. Een taak moet een faalwijze signaleren of afvangen, of een eis invullen. Kan niemand zeggen welke, schrap de taak dan.
• Taken zonder criterium. "Visueel controleren" zonder te zeggen waarop en waar de grens ligt, levert vinkjes op en geen informatie.
• Geen eigenaar. Zonder iemand die bevindingen leest en het plan bijwerkt, veroudert het plan vanaf de eerste dag.
• Rondes zonder materiaal. Een ronde die vrijkomt terwijl het filter of de afdichting niet op voorraad ligt, schuift door of wordt half uitgevoerd. Koppel materialen aan de ronde en zorg dat ze op voorraad liggen voordat de ronde vrijkomt.
• Smeertaken buiten het plan. Smeren is de taak die het vaakst terugkomt. Staat smering op een los lijstje, dan zie je niet wat er werkelijk gebeurt; hoe je dat goed organiseert, lees je in een smeerplan opstellen.