Onderhoudsplanning in Excel: gratis sjabloon met formules en status

Een onderhoudsplanning in Excel is een lijst met per asset de terugkerende taken, het interval en de laatste uitvoering, waarna formules de volgende datum en de status uitrekenen. Met het gratis sjabloon hieronder heb je die lijst meteen klaar, inclusief tellers voor wat te laat is en wat binnen 30 dagen aan de beurt is. Voor een overzichtelijke installatie met één of twee beheerders werkt dat goed. Zodra meer mensen tegelijk moeten bijwerken of je de historie moet kunnen aantonen, loop je tegen grenzen aan.

Wat er in het onderhoudsplan-sjabloon staat

Het sjabloon heeft drie tabbladen: Onderhoudsplan, Logboek en Uitleg. Bovenaan het tabblad Onderhoudsplan staan de datum van vandaag (B4), het aantal taken dat te laat is (B5) en het aantal dat binnen 30 dagen aan de beurt is (B6). Daaronder zijn 50 regels voorbereid, in rij 9 tot en met 58; de eerste 8 zijn voorbeelden. De gele velden vul je in, de grijze rekenen zelf.

Het tabblad Logboek heeft de kolommen Datum, Asset, Taak, Uitgevoerd door, Uren, Gebruikte onderdelen en Bevindingen. Daar leg je per uitvoering vast wat er is gebeurd.

Dit artikel gaat over het bestand. Welke taken erin horen en hoe je intervallen bepaalt, lees je in onderhoudsplan opstellen. Het sjabloon is een onderhoudsschema met vervaldatums: het laat zien wat aan de beurt is, niet wie het op welke dag doet. Hoe je daar een weekplanning van maakt, staat in onderhoudsplanning.

Zo vul je het onderhoudsplan in Excel in

1. 1Open het sjabloon. Download het sjabloon en open het. Opent Excel het in de beveiligde weergave, kies dan Bewerken inschakelen: pas dan rekent het blad met de datum van vandaag.
2. 2Wis de voorbeeldregels. Selecteer A9:G16 en J9:K16 en druk op Delete. Laat de grijze kolommen H en I staan, want daar zitten de formules.
3. 3Zet elke taak op een eigen regel. Begin bij je meest kritieke assets en gebruik overal dezelfde schrijfwijze, bij voorkeur de code uit je assetregister.
4. 4Kies soort, interval en eenheid. Bijvoorbeeld Smering, 6 en maanden. Smeertaken haal je uit je smeerplan, en keuringen zet je erin met de termijn die geldt; welke dat zijn, lees je in wettelijke keuringen.
5. 5Vul de laatste uitvoering in. Is een taak nog nooit uitgevoerd, neem dan de datum van inbedrijfstelling. Weet je de datum niet, laat de cel dan leeg: de status Vul datum in blijft staan tot iemand het heeft uitgezocht.
6. 6Wijs een verantwoordelijke aan. Zet per regel een rol of naam in kolom J, en spreek af wie het bestand als geheel bijhoudt.

Voorbeeld: koelwaterpomp P-201 in het sjabloon

In het artikel over het onderhoudsplan komen voor koelwaterpomp P-201 zes taken uit vier bronnen. In het sjabloon worden dat zes regels:

De drie jaarlijkse taken krijgen bij Opmerking "Bij stilstand". Bij het nasmeren noteer je "Of 2.000 draaiuren, wat het eerst komt": het blad rekent alleen de kalendergrens uit, dus de urengrens moet iemand zelf in de gaten houden.

Een bestaande lijst overzetten

Plak een bestaande lijst via Plakken speciaal > Waarden in de gele kolommen, zodat opmaak en formules blijven staan. Plakken slaat de invoercontrole over, dus loop twee dingen na. Een datum die als tekst is binnengekomen, ziet er goed uit maar geeft Vul datum in; typ die opnieuw in of zet de kolom om met Gegevens > Tekst naar kolommen. Een eenheid die niet precies dagen, weken, maanden of jaar is, geeft Vul interval in.

Wat de formules in het sjabloon doen

Kolom H rekent uit wanneer de taak weer aan de beurt is. De formule begint met een controle: AANTAL(E9;G9)<2 kijkt of interval en datum allebei een getal zijn, en zo niet, dan blijft de cel leeg. Daarna rekent ze per eenheid:

• dagen: G9+E9
• weken: G9+7*E9
• maanden: ZELFDE.DAG(G9;E9)
• jaar: ZELFDE.DAG(G9;12*E9)

ZELFDE.DAG heet in een Engelstalige Excel EDATE. Maanden en jaren gaan daarmee, omdat maanden niet even lang zijn. De functie houdt de dag van de maand vast: 15-3-2024 plus 6 maanden wordt 15-9-2024. Bestaat die dag niet in de doelmaand, dan krijg je de laatste dag: 31-1-2026 plus 1 maand is 28-2-2026.

Kolom I bepaalt de status. In I9 staat:

=ALS(AANTALARG(A9:G9)=0;"";ALS(AANTAL(G9)=0;"Vul datum in";ALS(H9="";"Vul interval in";ALS(H9<$B$4;"Te laat";ALS(H9<=$B$4+30;"Binnen 30 dagen";"Op schema")))))

Excel loopt de voorwaarden van links naar rechts af en stopt bij de eerste die klopt:

• Regel leeg: de statuscel blijft leeg.
• Geen datum in G: Vul datum in.
• Geen uitkomst in H: Vul interval in, want het interval of de eenheid ontbreekt.
• Volgende keer vóór vandaag: Te laat, in rood.
• Vandaag of in de komende 30 dagen: Binnen 30 dagen, in oranje.
• Later: Op schema, in groen.

De datum van vandaag staat in B4 (=VANDAAG()). B5 telt de rode regels met =AANTAL.ALS(I9:I58;"Te laat"), en B6 telt op dezelfde manier de oranje. In het schema hieronder zie je de voorbeeldregels zoals ze er op 2 november 2026 uitzien, met de statusberekening erbij.

De voorbeeldregels van C-01, TB-03 en KR-01 rekenen vanaf de datum van vandaag, bijvoorbeeld =VANDAAG()-75, zodat je altijd alle statussen ziet. Bij jou staan daar dus andere datums dan in het schema. In je eigen regels vul je gewoon een datum in.

Let op dat de volgende datum altijd vanaf de laatste uitvoering rekent, niet vanaf de oorspronkelijke plandatum. Voer je een taak twee weken te laat uit, dan schuift de volgende beurt ook twee weken op. Voor smering en inspecties is dat meestal logisch. Bij een keuring met een vaste termijn kijk je zelf na vanaf welke datum die termijn loopt.

Het sjabloon aanpassen

Extra kolommen zet je rechts van kolom K, bijvoorbeeld Duur en Discipline voor een weekplanning; zet daarna het filter uit en weer aan, zodat de nieuwe kolom meedoet. De soorten pas je aan via Gegevens > Gegevensvalidatie. Laat de namen van de eenheden en statussen staan, want daar rekenen de formules, de kleuren en de tellers mee.

Zo houd je het onderhoudsplan bij

Het bestand klopt alleen zolang iemand het bijwerkt. Deze routine kost weinig tijd:

• Na elke uitvoering: werk de datum in kolom G bij en zet een regel in het Logboek. De oude datum verdwijnt uit het plan; het logboek bewaart wat er is gedaan, door wie, met welke onderdelen en met welke bevindingen.
• Elke week: kijk naar B5 en B6 en filter kolom I op Te laat en Binnen 30 dagen. Dat is je lijst om in te plannen. Sorteer je liever, kies dan kolom H: de oudste datum komt bovenaan.
• Als een taak blijft liggen: laat de datum staan en noteer de reden bij Opmerking. De rode status houdt de achterstand zichtbaar.
• Minstens eens per jaar: filter het logboek per asset en kijk of de intervallen nog kloppen. Vind je na meerdere beurten niets, dan kan het interval omhoog; vind je telkens schade, dan moet het omlaag.

Vooruitkijken naar een stop of vakantie

Typ tijdelijk een datum in B4, bijvoorbeeld de eerste dag van een geplande stop. Statussen en tellers rekenen dan met die datum, zodat je ziet wat er tegen die tijd te laat of aan de beurt is. Filter daarna op locatie en voeg taken op dezelfde plek samen tot één ronde. Zet tot slot =VANDAAG() terug in B4.

Wanneer Excel goed genoeg is

Excel is voor veel kleine technische diensten een verstandige keuze: het is er al, iedereen kent het en je bent in een middag begonnen. Het werkt goed als:

• één of twee mensen het bestand bijhouden;
• het plan vooral op kalenderintervallen draait;
• het aantal taken op een paar schermen past, zodat afwijkingen opvallen;
• wie de taak uitvoert en wie het plan bijhoudt elkaar dagelijks zien;
• je zelden aan een auditor of opdrachtgever hoeft aan te tonen wat er is gedaan.

Denk aan een productielocatie met een paar lijnen en een technische dienst van drie mensen, of een distributiecentrum dat vooral transportbanden en heftrucks onderhoudt.

Waar een onderhoudsplan in Excel tegen grenzen aanloopt

Een rekenblad is gemaakt om te rekenen, niet om werk te verdelen en vast te leggen. Neem een afvalenergiecentrale met ploegendiensten: de operator vult een controle in, de monteur van de volgende ploeg overschrijft de datum, en de planner werkt nog in de kopie van vorige week. Niemand doet iets fout, maar na een maand klopt het bestand niet meer. Dit zijn de punten waar het knelt:

• Meerdere gebruikers. In de cloud kunnen collega's tegelijk in een werkmap werken, maar bij gelijktijdige wijzigingen in dezelfde cel wint de laatste die wordt opgeslagen. Op een netwerkschijf staat het bestand vaak vergrendeld, en dan ontstaan er kopieën. Een blad van elf kolommen is bovendien niet gemaakt om op een telefoon bij de machine in te vullen.
• Historie. Een nieuwe datum overschrijft de oude. Staat het bestand in de cloud, dan laat Wijzigingen weergeven in Excel zien wie wat wanneer veranderde, tot 365 dagen terug, maar niet waarom. Het logboek vult dat aan zolang iedereen het bijhoudt, maar niets dwingt dat af.
• Koppeling met voorraad. Het sjabloon weet niet of het filter op voorraad ligt. Gebruikte onderdelen zijn vrije tekst: er wordt niets gereserveerd of afgeboekt en het magazijn krijgt geen seintje. Met lange levertijden, zoals in de procesindustrie, merk je dat pas als de taak aan de beurt is. Hoe onderhoud en voorraad samenkomen, lees je in reserveonderdelen beheren.
• Herleidbaarheid. Het Arbobesluit eist dat een onderhoudsboek bij een arbeidsmiddel goed wordt bijgehouden (artikel 7.5) en dat schriftelijke bewijsstukken van keuringen op de arbeidsplaats aanwezig zijn (artikel 7.4a). Het schrijft daarvoor geen programma voor, dus Excel mag. Maar een datum in een cel bewijst weinig: rapporten en handtekeningen bewaar je apart en moet je aan de juiste regel kunnen koppelen.
• Signalen en werkorders. Het blad rekent pas door als iemand het opent. Er ontstaat geen werkorder en niemand krijgt een seintje.
• Formules. Onderzoek aan Dartmouth College vond in 43 van de 50 onderzochte praktijkspreadsheets minstens één fout met een verkeerde uitkomst. Die rekenbladen waren groter en anders dan dit sjabloon, maar ook hier valt een waarde die over een formule is geplakt niet snel op.

Wanneer overstappen naar onderhoudssoftware zinvol is

Overstappen wordt zinvol als het bijhouden meer tijd kost dan het plannen, of als een van deze signalen opduikt:

• Preventieve taken moeten zelf werkorders worden, met taken, onderdelen en afmelding.
• Monteurs moeten op de werkvloer kunnen melden, in meerdere ploegen, zoals in een afvalenergiecentrale.
• Onderhoud hangt af van draaiuren die per asset verschillen; hoe je die meet, lees je in draaiuren monitoren.
• Je moet per asset snel kunnen laten zien wat er de afgelopen jaren is gedaan.
• Het plan groeit naar honderden taken, op meerdere locaties.

Je Excel-plan is dan geen verloren werk. Assets, taken, intervallen en laatste uitvoerdatums zijn precies de gegevens die je meeneemt, en met die laatste datums voorkom je dat op de eerste dag alle preventieve werkorders tegelijk vrijkomen. Waar je op let bij de keuze, staat in onderhoudssoftware kiezen, en wat kost onderhoudssoftware zet de kosten op een rij. Hoe rondes die zelf hun werkorders kunnen aanmaken eruitzien, zie je bij preventieve rondes. Excel blijft daarna nuttig, bijvoorbeeld om exports te analyseren.

Veelgemaakte fouten in een onderhoudsplanning in Excel

• Verschillende schrijfwijzen. "P-101", "Pomp 101" en "pomp P101" zijn voor een filter drie assets. Neem de code uit je assetregister en houd die overal aan.
• Meerdere taken op één regel. "Smeren en filter vervangen" krijgt maar één interval en één datum.
• Een geplande datum in Laatst uitgevoerd. Kolom G is de datum waarop het werk is gedaan. Het blad weigert datums in de toekomst, maar niet een datum van vandaag: werk die pas bij als de taak klaar is.
• Sorteren op een deel van de tabel. Sorteer via de filterknoppen in de kopregel, zodat hele regels bij elkaar blijven.