Kosten van stilstand berekenen: per uur en per storing

De kosten van stilstand zijn alles wat het je kost dat een installatie niet draait: de dekkingsbijdrage die je misloopt, extra personeelskosten, de reparatie en bijkomende kosten zoals spoedleveringen, afkeur en boetes. Je rekent met marge in plaats van omzet, en alleen voor productie die echt verloren gaat. Wie dat bedrag per uur en per storing kent, kan onderhoud, reserveonderdelen en investeringen onderbouwen in plaats van op gevoel prioriteren. Met de rekentool in dit artikel reken je het uit voor je eigen installatie.

Zo bereken je de kosten van stilstand

Stilstandkosten bestaan uit vier posten. Per voorval tel je ze bij elkaar op:

Kosten per voorval = gemiste dekkingsbijdrage + extra personeelskosten + herstelkosten + bijkomende kosten

De belangrijkste keuze zit in de eerste post. De dekkingsbijdrage is de verkoopprijs min de variabele kosten: grondstoffen, verpakking, energie en andere kosten die je niet maakt als je niet produceert. Reken je met omzet, dan tel je ook het materiaal mee dat je tijdens de stilstand niet verbruikt en dus ook niet betaalt. Het getal valt dan te hoog uit, en een controller ziet dat meteen.

Het tweede principe: tel alleen wat er zonder de storing niet was geweest. De lonen van vaste operators betaal je of de lijn nu draait of niet. Die vaste kosten had de gemiste dekkingsbijdrage moeten dekken, dus ze nog eens apart optellen is dubbeltellen. Overuren, ingehuurde krachten die je doorbetaalt terwijl ze niets kunnen doen en een oproep van de storingsdienst zijn wel extra.

Splits het bedrag daarna in kosten per uur en kosten per voorval. De gemiste dekkingsbijdrage en doorbetaalde inhuur lopen op met elk uur dat de installatie stilstaat. Onderdelen, een spoedlevering en opstartverlies betaal je één keer per voorval, hoe lang het ook duurt. Met die splitsing reken je elke storing door: kosten per uur × duur + vaste kosten per voorval.

In de praktijk werk je het per installatie zo uit:

1. 1Stel vast of de installatie het knelpunt is, en hoeveel buffer en inhaalcapaciteit er is.
2. 2Reken de gemiste output per uur om naar dekkingsbijdrage per uur, met cijfers van finance en productie.
3. 3Tel de extra personeelskosten per uur erbij op.
4. 4Bepaal de vaste kosten per voorval: herstel, spoed, afkeur en opstart.
5. 5Reken door per voorval en per jaar, en leg de aannames vast.

Wanneer stilstand echt geld kost: knelpunt, buffer en inhalen

Niet elk uur stilstand kost productie. Dat is het belangrijkste inzicht bij deze berekening, en de plek waar de meeste schattingen te hoog uitvallen.

• Knelpunt of niet. De output van een fabriek wordt bepaald door de installatie met de laagste capaciteit. Een uur stilstand op dat knelpunt is een uur productie van het hele bedrijf. Een uur stilstand op een machine met overcapaciteit kost vaak alleen de reparatie.
• Buffers. Een tussenvoorraad koopt tijd. Valt een menger uit terwijl er drie uur product klaarstaat voor de afvullijn, dan kost een storing van twee uur geen productie. De kosten beginnen pas als de buffer leeg is.
• Inhalen of kwijt. Kun je de gemiste productie later inhalen, in een weekend of met een extra ploeg, dan is je verlies niet de dekkingsbijdrage maar wat het inhalen kost: overuren, toeslagen en energie. Reken het een of het ander, nooit beide. Een installatie die al op vollast draait, haalt niets in. Bij een afvalenergiecentrale die op vollast draait, vangt de bunker de aanvoer tijdens een stop op, maar verbrandingsuren die je mist, komen niet terug.
• Redundantie. Staat er een reservepomp naast, dan kost uitval van de hoofdpomp alleen de reparatie, plus een periode zonder reserve.
• Gedeeltelijke stilstand. Draait een lijn op halve snelheid, dan reken je met de helft van de gemiste output.
• Het moment. Dezelfde storing kost in een piekseizoen meer dan in een rustige week.

Dan het verschil tussen gepland en ongepland. Geplande stilstand leg je op een moment dat het minst kost: in een geplande stop, een reinigingsvenster of een rustige periode, met onderdelen en mensen klaar. Ongeplande stilstand komt op een moment dat je niet kiest, met spoedkosten en vaak gevolgschade. Dat verschil is het economische argument voor conditiegebaseerd onderhoud: een afwijking die je vroeg ziet, maakt van een storing een geplande klus.

In business-continuitymanagement heet deze oefening een business impact analysis. ISO 22301 vraagt je daarin te bepalen hoe de gevolgen van een verstoring oplopen naarmate die langer duurt, en wanneer ze onaanvaardbaar worden. Voor een kritische installatie is dat precies de vraag.

De vier kostenposten in de praktijk

Gemiste dekkingsbijdrage

Reken met de output die het knelpunt in die tijd had gemaakt, maal de dekkingsbijdrage per eenheid. In de productie zijn dat stuks of tonnen per uur. In een afvalenergiecentrale gaat het om stroom en warmte die niet worden geleverd, en om verwerkingscapaciteit: het afval moet alsnog worden verbrand, opgeslagen of elders afgevoerd. Hoe het onderhoud in zo'n installatie is georganiseerd, lees je in onderhoud in de afvalenergiecentrale. Bij een energiecentrale hangt het gemiste bedrag af van de stroomprijs op dat moment, en bij warmtelevering van wat het leveringscontract bepaalt als je niet levert. In een distributiecentrum gaat het minder om productie dan om orders die de vertrektijd van de vervoerder missen.

Extra personeelskosten

Overuren en toeslagen om in te halen of om de reparatie af te maken, ingehuurde krachten die je doorbetaalt terwijl ze niet kunnen werken, en een oproep van de storingsdienst buiten werktijd. Vaste operators die je toch al betaalt, horen hier niet thuis.

Herstelkosten

Uren van eigen monteurs tegen het interne uurtarief, externe specialisten, onderdelen en materialen, en de huur van bijvoorbeeld een kraan of hoogwerker. Eigen monteurs zijn ook vaste kosten, maar hun uren gaan naar deze storing in plaats van naar gepland werk. Daarom reken je ze mee, zoals ze ook op de werkorder staan. Vergeet gevolgschade niet: een vastgelopen lager dat ook de as beschadigt, maakt de reparatie duurder.

Bijkomende kosten

Spoedlevering en spoedtransport, afkeur van product dat in de lijn zat, opstartverlies tot het product weer binnen specificatie is, extra reiniging, en boetes of kortingen uit contracten. In de procesindustrie wordt een korte storing zo een lange stilstand: afkoelen, reinigen, opnieuw opwarmen. In een afvalenergiecentrale hoort het opstoken erbij. Na een stop mag er pas weer afval de oven in als de verbrandingstemperatuur van minimaal 850 °C is gehaald, en dat opstoken gebeurt met hulpbranders die brandstof en tijd kosten (zie de regels voor afvalverbrandingsinstallaties bij het Informatiepunt Leefomgeving).

Rekenvoorbeeld: een storing op een verpakkingslijn

Een voorbeeld met fictieve, ronde getallen. Verpakkingslijn 2 in een levensmiddelenfabriek is het knelpunt van de fabriek, draait dag en nacht en de vraag is groter dan wat de lijn kan maken. Een lager in de hoofdaandrijving bezwijkt. Tussen uitvallen en herstarten zit 5 uur, waarvan 2 uur wachten op een spoedlevering van het lager. De twee monteurs zijn er elk 4 uur aan kwijt: 3 uur aan de reparatie tijdens de stilstand en 1 uur aan controles na de herstart.

In het watervaldiagram hieronder zie je hoe de vier posten zich opstapelen, en hoe groot het aandeel van de gemiste dekkingsbijdrage is.

Het gemiddelde van € 2.500 per uur geeft een eerste indruk, maar voor beslissingen is de splitsing bruikbaarder. De gemiste dekkingsbijdrage en de uitzendkrachten kosten samen € 1.920 per uur. Herstel en bijkomende kosten zijn € 2.900 per voorval. Twee varianten laten zien hoeveel de aannames uitmaken:

• Had het lager op voorraad gelegen, dan waren de 2 uur wachten en de spoedlevering weggevallen: 2 × € 1.920 + € 400 = € 4.240 minder.
• Was lijn 2 geen knelpunt geweest, met genoeg buffer voor 5 uur, dan was de gemiste dekkingsbijdrage nul en had dezelfde storing € 3.500 gekost.

Van voorval naar jaar

Voor een jaarbedrag heb je het aantal storingen en hun duur nodig, en daarvoor gebruik je MTBF en MTTR. Stel dat lijn 2 zo'n 8.000 uur per jaar draait met een MTBF van 400 uur: dan verwacht je 20 storingen per jaar. Bij een MTTR van 2,5 uur is dat 50 uur ongeplande stilstand. Met € 1.920 per uur en gemiddeld € 1.000 vaste kosten per voorval (de meeste storingen zijn kleiner dan die van het lager) kost ongeplande stilstand op deze lijn 50 × € 1.920 + 20 × € 1.000 = € 116.000 per jaar.

Wat je met het stilstandgetal doet

• Prioriteren. In een kritikaliteitsanalyse maakt een bedrag per uur de productiegevolgen van verschillende installaties vergelijkbaar, en werk aan het knelpunt krijgt voorrang.
• Reserveonderdelen onderbouwen. De € 4.240 per voorval uit het voorbeeld zet je af tegen wat het kost om het lager op de plank te hebben. Hoe je die afweging maakt, staat in welke reserveonderdelen je op voorraad houdt.
• Bewaking en redundantie afwegen. Een trillingsmeting die lagerschade vroeg laat zien, of een tweede pomp naast de eerste: zet de investering af tegen de verwachte stilstandkosten per jaar. De LCC-handleiding voor pompsystemen van het Amerikaanse ministerie van Energie beschrijft het zo: met een reservepomp parallel is de investering hoger, maar kost een storing daarna alleen de reparatie.
• Vervangen of repareren. Stilstand is een vaste post in de levenscycluskosten van een installatie. Hoe die meetelt, lees je in vervangen of repareren.

Overdrijf het getal niet. Een te hoog stilstandbedrag maakt elke investering rendabel en verliest daarmee zijn waarde. Laat finance de dekkingsbijdrage aanleveren en productie de capaciteit en buffers, en presenteer een bandbreedte in plaats van één precies getal.

Stilstand goed registreren

Zonder registratie blijft elk stilstandgetal een schatting. Leg per voorval minimaal vast:

• begin en einde van de stilstand: het moment dat de productie stopte en weer op snelheid was, niet het openen en sluiten van de werkorder;
• gepland of ongepland, en volledig of gedeeltelijk, met het deel van de capaciteit dat wegviel;
• de asset en de oorzaak, met vaste storingscodes in plaats van vrije tekst;
• de gemaakte kosten: uren, onderdelen, inhuur en spoed.

Dezelfde registratie voedt de beschikbaarheid in OEE. Eén bron voor productie en onderhoud voorkomt discussies over wiens cijfer klopt. Hoe je bij een storingsmelding vastlegt of er stilstand is, zie je bij meldingen en werkorders.

Veelgemaakte fouten bij het berekenen van stilstandkosten

• Omzet in plaats van marge. Materiaal en energie die je niet verbruikt, betaal je ook niet.
• Elke stilstand als productieverlies tellen. Buffers, overcapaciteit, reserve-units en inhaalmogelijkheden maken veel stilstand goedkoper dan het lijkt.
• Dubbeltellen. Vaste lonen naast de gemiste dekkingsbijdrage, of gemiste dekkingsbijdrage én inhaalkosten voor dezelfde productie. Gebruik je het stilstandbedrag in een levenscyclusberekening, tel de reparatie dan niet ook nog onder onderhoud.
• Eén getal voor altijd. Marges, capaciteit en buffers veranderen. Herzie het bedrag minstens jaarlijks en na elke grote wijziging in de installatie.
• Een gemiddelde waar het moment telt. Een storing in het piekseizoen of in uren met een hoge stroomprijs kost meer dan het jaargemiddelde.
• Alleen de grote storingen tellen. Veel korte stops kunnen samen meer kosten dan de ene grote storing die iedereen zich herinnert.