Een technisch magazijn met vijfduizend artikelen kan niet alles even nauwkeurig beheren. Een ABC-analyse verdeelt het assortiment in groepen zodat je aandacht en regels daarop kunt afstemmen: streng waar het uitmaakt, soepel waar het niet uitmaakt. Dit artikel legt uit hoe je de analyse maakt, wat je per klasse anders doet en waarom classificeren op waarde alleen een klassieke valkuil is. Het bredere kader staat in spare parts-beheer.
Het principe van Pareto
De ABC-analyse berust op de vaststelling dat een klein deel van de artikelen een groot deel van de waarde vertegenwoordigt. In veel magazijnen geldt ruwweg: twintig procent van de artikelen is goed voor tachtig procent van de jaarlijkse verbruikswaarde.
Die scheve verdeling is een kans. Als je de aandacht richt op die twintig procent, beheers je het grootste deel van je voorraadwaarde met een fractie van de moeite.
De gangbare verdeling is:
- A-artikelen — ongeveer 20 procent van de artikelen, 70 tot 80 procent van de waarde
- B-artikelen — ongeveer 30 procent van de artikelen, 15 tot 20 procent van de waarde
- C-artikelen — ongeveer 50 procent van de artikelen, 5 tot 10 procent van de waarde
De precieze grenzen zijn geen wet. Kies percentages die passen bij je eigen verdeling en houd ze daarna consistent.
Waarop classificeer je: waarde of kritikaliteit?
Hier gaat het vaakst mis. De klassieke ABC-analyse kijkt naar jaarlijkse verbruikswaarde: verbruik per jaar vermenigvuldigd met de prijs per stuk. Dat is een financiële blik.
In een technisch magazijn is dat niet het hele verhaal. Een pakking van twee euro die je zelden gebruikt is een C-artikel op waarde, maar als de enige oven van je fabriek zonder die pakking stilstaat, is het financiële belang van dat onderdeel enorm.
Daarom werken veel onderhoudsorganisaties met twee assen: waarde én kritikaliteit. Een gangbare aanvulling is de VED-indeling — Vital, Essential, Desirable — waarbij je per artikel bepaalt wat de gevolgen van misgrijpen zijn. Combineer je beide, dan krijg je een matrix waarin een goedkoop maar vitaal onderdeel toch de aandacht van een A-artikel krijgt.
Welke onderdelen vitaal zijn, volgt uit je onderhoudsanalyse. Een FMECA levert precies die informatie: welke faalwijzen hebben de zwaarste gevolgen, en welke onderdelen horen daarbij.
Zo maak je de analyse
Verzamel de gegevens. Per artikel: verbruik over de afgelopen twaalf maanden en de actuele prijs. Twaalf maanden vangt seizoensinvloeden op; korter geeft een vertekend beeld.
Reken de jaarlijkse verbruikswaarde uit. Verbruik maal prijs. Let op: het gaat om verbruik, niet om voorraad. Een duur onderdeel dat al drie jaar op de plank ligt heeft een verbruikswaarde van nul.
Sorteer en tel op. Zet de artikelen van hoog naar laag en bereken het cumulatieve percentage. Waar dat door de 80 procent gaat ligt de grens tussen A en B; bij ongeveer 95 procent die tussen B en C.
Corrigeer op kritikaliteit. Loop de C-lijst na op onderdelen die bij uitval veel stilstand veroorzaken en waardeer die op.
Leg de uitkomst vast. De classificatie hoort bij het artikel in je systeem, niet in een losse spreadsheet — anders is hij na een half jaar onvindbaar.
Wat je per klasse anders doet
De analyse is pas nuttig als er ander gedrag uit volgt.
A-artikelen krijgen strakke sturing. Min/max wordt onderbouwd berekend en periodiek herzien, bestellingen worden gevolgd, en je telt ze vaak — vier keer per jaar of meer. Levertijden bewaak je actief bij de leverancier.
B-artikelen krijgen een lichter regime. Min/max op basis van een vuistregel, twee tellingen per jaar, bestellen volgens vaste afspraken.
C-artikelen wil je vooral niet te veel aandacht geven. Ruime min/max zodat je zelden hoeft te bestellen, eenmaal per jaar tellen, en het liefst een afspraak met de leverancier die de administratieve last wegneemt. Dat een C-artikel af en toe overtollig op de plank ligt, is goedkoper dan de tijd die je kwijt bent aan scherp beheer.
Hoe je die telfrequenties praktisch inroostert, staat in cyclisch tellen.
Hoe vaak herzien
Eén keer per jaar volstaat voor de meeste organisaties. Verandert er iets substantieels — een nieuwe productielijn, een machine uit bedrijf, een grote prijswijziging — dan is dat een aanleiding om tussentijds te herzien.
Wat je vooral wilt voorkomen, is dat de classificatie stilstaat terwijl de fabriek beweegt. Een artikel dat drie jaar geleden een A was maar bij een afgevoerde machine hoort, houdt onnodig aandacht en voorraad vast.
Veelgestelde vragen
Is ABC hetzelfde als een kritikaliteitsanalyse?
Nee. ABC gaat standaard over financieel belang, kritikaliteit over de gevolgen van uitval. Ze vullen elkaar aan en worden in technische magazijnen vaak gecombineerd, maar het zijn twee verschillende vragen.
Hoeveel artikelen heb ik nodig voordat ABC zin heeft?
Bij enkele honderden artikelen begint het nut te ontstaan. Onder de honderd kun je het hele assortiment nog met dezelfde aandacht beheren en levert de indeling weinig op.
Wat doe ik met artikelen zonder verbruikshistorie?
Nieuwe artikelen hebben nog geen verbruik en vallen automatisch in C. Beoordeel die apart op kritikaliteit en verwachte inzet, en laat ze na een jaar meelopen in de gewone analyse.
Kan ik ABC gebruiken om te bepalen wat ik uit voorraad haal?
Deels. Een C-artikel zonder verbruik in drie jaar is een kandidaat om af te stoten, maar controleer eerst of het geen vitaal reserveonderdeel is voor een machine die nog draait.