Een reserveonderdeel dat er niet is wanneer je het nodig hebt, kost stilstand. Een magazijn vol onderdelen die je nooit gebruikt, kost geld en ruimte. Tussen die twee uitersten ligt een rekensom die je kunt maken: wanneer bestel je bij, en hoeveel buffer houd je aan? Dit artikel behandelt de formules, een rekenvoorbeeld en de plekken waar het in de praktijk misgaat. Voor het bredere overzicht, zie spare parts-beheer.
Waarom niet op gevoel
In veel technische magazijnen bepaalt ervaring wanneer er besteld wordt. Dat werkt zolang dezelfde persoon er rondloopt en het verbruik stabiel is. Het breekt zodra die persoon met vakantie is, het verbruik verandert of een leverancier zijn levertijd oprekt.
Een berekend bestelpunt maakt de beslissing overdraagbaar. Het legt vast wat je aannames zijn — dit verbruiken we, zo lang duurt levering, dit risico accepteren we — zodat je die aannames kunt bijstellen als de werkelijkheid verandert. Dat is iets anders dan de beslissing automatiseren; het is de beslissing expliciet maken.
De basisformule
Het bestelpunt is de voorraadstand waarbij je een nieuwe bestelling plaatst. Het moet groot genoeg zijn om de levertijd te overbruggen:
Bestelpunt = (gemiddeld verbruik per dag × levertijd in dagen) + veiligheidsvoorraad
De eerste term is je verwachte verbruik tijdens de levertijd. De tweede term is de buffer voor alles wat tegenvalt: een piek in verbruik, een leverancier die te laat is, of allebei tegelijk.
Rekenvoorbeeld
Een lager wordt gemiddeld 24 keer per jaar verbruikt, dus ongeveer 0,1 stuk per werkdag bij 240 werkdagen. De leverancier levert in 10 werkdagen.
Verwacht verbruik tijdens levertijd: 0,1 × 10 = 1 stuk. Zonder buffer zou je bestellen bij een voorraad van 1. Dat gaat de helft van de keren mis, want de helft van de tijd verbruik je meer dan gemiddeld.
Kies je een veiligheidsvoorraad van 2 stuks, dan wordt het bestelpunt 3. Bestel je een hoeveelheid die tot 8 aanvult, dan heb je een min/max van 3/8.
Veiligheidsvoorraad: hoeveel buffer is genoeg
De veiligheidsvoorraad is de knop waarmee je risico koopt of verkoopt. Meer buffer betekent minder kans op misgrijpen en meer vastgelegd kapitaal.
De vuistregel
Voor de meeste onderdelen volstaat een praktische benadering: neem het verbruik over een halve tot een hele levertijd als buffer. Bij lange of onbetrouwbare levertijden schuif je richting een hele levertijd, bij snelle en betrouwbare leveranciers richting een halve.
Onderbouwd rekenen
Wil je het scherper, dan reken je met spreiding. De veiligheidsvoorraad wordt dan het product van een servicefactor en de standaardafwijking van het verbruik tijdens de levertijd. Een servicefactor van 1,65 hoort bij ongeveer 95 procent leverbetrouwbaarheid, 2,33 bij ongeveer 99 procent.
De vraag is niet welke formule de mooiste is, maar of je de gegevens hebt om hem te voeden. Zonder betrouwbare verbruikshistorie levert een statistische formule schijnprecisie op. Begin met de vuistregel, verzamel een jaar historie en verfijn daarna.
Bestelpunt of min/max
Een bestelpunt zegt wanneer je bestelt. Een min/max zegt daarnaast hoeveel: aanvullen tot het maximum. In een technisch magazijn werkt min/max meestal prettiger, omdat je niet per bestelling een hoeveelheid hoeft te bedenken.
Het maximum bepaal je op basis van bestelkosten en houdbaarheid. Onderdelen die je per stuk goedkoop bijbestelt, hoeven geen groot maximum. Onderdelen met hoge verzendkosten of een minimale afnamehoeveelheid krijgen een ruimer maximum, zolang de houdbaarheid dat toelaat.
Levertijd is geen constante
De grootste fout in bestelpuntberekeningen zit niet in de formule maar in de invoer: de levertijd die de leverancier belooft, niet de levertijd die hij waarmaakt.
Meet daarom je werkelijke levertijden. Als de opgegeven levertijd 10 dagen is maar de gerealiseerde levertijd varieert tussen 8 en 25 dagen, dan is niet het gemiddelde je probleem maar de spreiding. Reken in dat geval met een levertijd die je in de meeste gevallen haalt, niet met het gemiddelde.
Dit is ook een inkoopgesprek waard. Een leverancier die weet dat je zijn prestatie meet, gedraagt zich vaak anders.
Wat er in de praktijk misgaat
Verbruik op jaarbasis delen door 365. Je magazijn is geen 365 dagen open en machines draaien niet alle dagen. Reken met werkdagen of met draaiuren als het verbruik daaraan gekoppeld is.
Eén bestelpunt voor het hele assortiment. Een dichting van drie euro en een pomprotor van vierduizend euro verdienen niet dezelfde afweging. Differentieer, bijvoorbeeld via een ABC-analyse.
Instellen en vergeten. Verbruik verandert als machines ouder worden of de productie verschuift. Wie zijn min/max nooit herziet, bouwt langzaam een magazijn vol verkeerde voorraad op.
Rekenen op fysieke voorraad. Wat telt is de beschikbare voorraad: fysiek min wat al gereserveerd is voor openstaande werkorders. Reserveer je niet, dan kan een onderdeel twee keer beloofd zijn.
Aan de slag
Begin niet met het hele assortiment. Neem de onderdelen waar je het afgelopen jaar op hebt misgegrepen, plus de onderdelen die bij uitval de meeste stilstand veroorzaken. Dat zijn er meestal enkele tientallen. Bepaal daarvoor het verbruik, meet de werkelijke levertijd, stel min/max in en evalueer na een half jaar.
Zodra dat werkt, breid je uit. Een systeem dat de aanvulbehoefte automatisch berekent, neemt daarna het rekenwerk over — zie hoe dat werkt op de pagina over magazijn en spare parts.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen bestelpunt en minimumvoorraad?
In de praktijk worden ze door elkaar gebruikt. Zuiver genomen is het bestelpunt de stand waarbij je bestelt, en is de minimumvoorraad de ondergrens die je niet wilt onderschrijden — vaak gelijk aan de veiligheidsvoorraad. Belangrijk is dat je binnen je eigen organisatie één definitie hanteert. De gangbare termen staan bij elkaar in de begrippenlijst.
Moet ik voor elk artikel een bestelpunt instellen?
Nee. Voor onderdelen die je zelden gebruikt en die snel leverbaar zijn, is bestellen op het moment dat je ze nodig hebt goedkoper dan voorraad houden. Een bestelpunt is zinvol bij regelmatig verbruik of bij lange levertijden.
Hoe ga ik om met onderdelen die ik één keer per vijf jaar gebruik?
Daar helpt geen verbruiksformule. Dat is een kritikaliteitsafweging: wat kost stilstand als het onderdeel er niet is, en hoe lang duurt levering? Bij een kritieke machine met een levertijd van maanden houd je er één op voorraad, ook al gebruik je hem zelden.
Kan ik draaiuren gebruiken in plaats van dagen?
Ja, en vaak is dat nauwkeuriger. Als een filter na 2.000 draaiuren vervangen wordt en de machine 60 uur per week draait, is het verbruik voorspelbaar te maken uit de draaiurenregistratie in plaats van uit een kalender.