Software voor de technische dienst: grip op werk, uren en contractors.
Een technische dienst vind je in elke sector, van zuivelfabriek tot waterzuivering, en overal is de vraag dezelfde: wat staat er open, wie werkt eraan en wat is er gedaan? TimeQeeper geeft het hoofd technische dienst daar één overzicht van, met meldingen, werkorders, preventieve rondes, uren en contractors op dezelfde plek.
Wat een hoofd technische dienst herkent.
De afdeling is klein in verhouding tot wat ze bijhoudt. Er is meer werk dan handen, en wie het overzicht heeft, lost vaak ook de storing op.
Werk komt binnen via de gang
Een telefoontje, een appje, iemand die je aanschiet bij de koffie. Wat urgent klinkt, gebeurt meteen en de rest raakt uit beeld. Aan het eind van de week kan niemand zeggen wat er is binnengekomen en wat er nog ligt.
Storingen eten het plan op
De week begint met een plan en eindigt met een lijst van wat erbij kwam. Preventief werk schuift door. En als de directie vraagt waar de uren heen gaan, of waarom er een monteur bij moet, heb je alleen je eigen indruk.
Contractors buiten je administratie
Een derde partij doet de keuring, de revisie of de storingsdienst. Jij ziet de factuur en een rapport in je mailbox, maar niet of alle taken zijn uitgevoerd, wat er is gevonden en of iemand daar iets mee doet.
Van binnenkomend werk tot verantwoording aan de directie.
Gemaakt voor een dienst waar dezelfde mensen plannen, sleutelen en rapporteren. Je begint met wat het meest knelt en breidt uit wanneer dat past.
Eén ingang voor al het werk
Iedereen met toegang maakt een melding, in de webapp of op de telefoon in Pocket, eventueel met foto. TimeQeeper laat zien of die asset al open werk heeft. Jij beoordeelt: een werkorder maken, koppelen aan bestaand werk, afwijzen of afsluiten. Zo staat alles op één lijst.
Bekijk TimeQeeper PocketZien of het werk in de uren past
Per monteur of ploeg leg je de beschikbare uren en de vulgraad vast, zodat er ruimte blijft voor storingen. Het capaciteitspaneel zet het geplande werk daartegenover, met afwezigheid en sluitingsdagen erin verwerkt. Automatisch plannen maakt een eerste indeling, die je daarna zelf bijschuift.
Bekijk de planningPreventief onderhoud buiten één agenda
PO-plannen maken zelf werkorders aan, op de kalender of op draaiuren, en elke ronde toont of die op schema ligt. Wettelijke keuringen lopen op dezelfde manier. Zo hangt een termijn niet meer af van wie er toevallig aan denkt.
Bekijk PO-plannenUren per klus en per week
Op de werkorder staan de uren per taak en per resource, met een intern of extern tarief. De urenregistratie gaat over de medewerker: klokken in Pocket of zelf invullen, één urenstaat per week, goedkeuring door de leidinggevende en een overzicht voor de administratie.
Bekijk urenregistratieContractors in hetzelfde dossier
Een taak op de werkorder zet je op eigen mensen of op uitbesteed, met leverancier en bedrag; met de module Inkoop komt die als regel op een bestelaanvraag. Het rapport dat terugkomt, laat je inlezen: actiepunten met citaat, een scope-check tegen de werkorder en per contractor wat er nog openstaat.
Bekijk de module InkoopCijfers voor het managementoverleg
Bouw zelf een dashboard met open en achterstallig werk, de verhouding preventief en correctief, meldingen per positie en wat er terechtkwam van een vergrendelde week. Collega's op je locatie koppelen het alleen-lezen, zodat iedereen over dezelfde cijfers praat.
Bekijk dashboardsEen week van een hoofd technische dienst.
Een gewone week, met een plan, een storing en een contractor.
- 1
Maandag: het werk op een rij
Je loopt de nieuwe meldingen door. Twee worden een werkorder, één hoort bij werk dat al gepland staat en één sluit je af omdat het al is opgelost. Het capaciteitspaneel staat woensdag op rood, dus schuif je daar een klus door.
- 2
Dinsdag: de storing
Productie meldt dat een lijn stilstaat, met foto en stop-impact. Op het assetrecord zie je wat er de vorige keer is gedaan en welke onderdelen erbij horen. Een monteur gaat erheen, en wat daardoor blijft liggen, schuif je op het bord door.
- 3
Woensdag: de contractor
Een installateur voert de jaarlijkse inspectie uit als uitbestede taak op de werkorder. Het rapport komt binnen, je beoordeelt de voorgestelde actiepunten naast het citaat en maakt van twee bevindingen een melding. De scope-check laat zien dat één taak niet in het rapport terugkomt, nog voordat de factuur er is.
- 4
Vrijdag: uren en cijfers
Je keurt de urenstaten goed, ook meerdere tegelijk, of stuurt er één terug met een reden. Voor het managementoverleg open je het dashboard: hoeveel werk was preventief, wat is er blijven liggen, welke asset komt steeds terug.
Aan het eind van de week heb je een antwoord als iemand vraagt waar de uren zijn gebleven.
Veelgestelde vragen vanuit technische diensten
Is dit ook iets voor een kleine technische dienst?
Ja. Je begint met meldingen en werkorders voor je eigen team, en zet er preventieve rondes, magazijn of planning bij wanneer daar ruimte voor is. Welke inrichting bij de omvang van je dienst past, bekijken we samen.
Monteurs zitten niet te wachten op extra administratie. Hoe houd je het werkbaar?
Laat de vastlegging ontstaan tijdens het werk. Een melding maak je in Pocket in een paar tikken, het starten en stoppen van een taak legt de uren per resource vast, en bij het afmelden schrijft de monteur op wat er is gedaan en, bij een storing, wat de oorzaak was en welke actie is genomen. Staat dat er bij de volgende storing aan dezelfde machine, dan overtuigt dat meer dan een instructie.
Wat is het verschil tussen uren op de werkorder en de urenregistratie?
Uren op de werkorder laten zien wat een klus kost: per taak en per resource, met een intern of extern tarief. De urenregistratie gaat over de medewerker: wanneer die werkte, met welke pauze en uursoort, en wat er verloond moet worden. Die registratie helpt ook bij de plicht uit de Arbeidstijdenwet om arbeids- en rusttijden deugdelijk vast te leggen. Meer in urenregistratie voor monteurs.
Wie is verantwoordelijk als een contractor bij ons werkt?
Allebei, elk voor een eigen deel. Artikel 19 van de Arbowet vraagt werkgevers die in hetzelfde bedrijf werk laten doen om op doelmatige wijze samen te werken, zodat de arboregels worden nageleefd. Toegang, vergunning en het vrijmaken van de installatie liggen in de praktijk meestal bij jou. Op de werkvergunning leg je contractor en houder vast. De hele aanpak staat in onderhoud uitbesteden.
Wat moeten we bij een inspectie kunnen laten zien?
Het Arbobesluit vraagt om schriftelijke bewijsstukken van keuringen op de arbeidsplaats; volgens het Arboportaal mag dat digitaal of geprint. Hoort er een onderhoudsboek bij een arbeidsmiddel, dan moet dat goed worden bijgehouden. Rapporten en certificaten koppel je als document aan de asset, en werkorders exporteer je met taken en historie als PDF.
Hoe laten we zien dat we meer mensen nodig hebben?
Met het verschil tussen planbare uren en gepland werk, over meerdere weken. Het capaciteitspaneel laat zien waar dat knelt en de werkvoorraad wat er op een plek wacht. Vergrendel je de week, dan toont een dashboard hoeveel van het toegezegde werk ook echt gereed kwam. Daarmee onderbouw je de vraag met cijfers uit je eigen planning. Welke kengetallen helpen, lees je bij onderhouds-KPI's.
Alles staat nu in Excel en in hoofden. Waar begin je?
Bij de assetlijst: staat die in Excel, dan nemen we die bij de inrichting van je over. Laat daarna al het nieuwe werk via meldingen en werkorders lopen, zodat de historie vanaf dag één opbouwt. Preventieve plannen voeg je asset voor asset toe, te beginnen bij wat het meest kritisch is.
Wij zijn een technisch dienstverlener en werken bij klanten op locatie. Werkt dit dan ook?
Ja. Historie en werkorders staan per locatie en installatie, dus je kunt per klantlocatie laten zien wat er is gedaan. In de urenregistratie laat je de opdrachtgever per project aftekenen op de telefoon. De inrichting voor meerdere opdrachtgevers stemmen we per situatie met je af.
Klaar voor meer grip op je onderhoud?
Plan een demo op maat. We laten zien hoe TimeQeeper past op jouw machines, werkwijze en team, en nemen snel contact op.