Privacyverklaring app

Waar deze verklaring over gaat

Deze verklaring geldt voor de mobiele app TimeQeeper Pocket (iOS en Android, app-id com.timeqeeper.pocket). Voor de website timeqeeper.com geldt een aparte privacyverklaring.

TimeQeeper B.V., De Meeren 237, 4761 SJ Zevenbergen, Nederland. KvK 42023423. Vragen over privacy: info@timeqeeper.com.

Wie waarvoor verantwoordelijk is

TimeQeeper Pocket is een zakelijke app. Je gebruikt hem via een account dat je werkgever of opdrachtgever voor je heeft aangemaakt — je kunt je niet zelf in de app registreren.

Voor de gegevens die in de TimeQeeper-omgeving van je organisatie staan — artikelen, voorraadmutaties, tellingen, piklijsten, reserveringen, locaties en foto's — is jouw organisatie de verwerkingsverantwoordelijke. TimeQeeper is daarbij verwerker en handelt volgens de verwerkersovereenkomst met die organisatie.

Voor je accountgegevens en de technische gegevens die nodig zijn om de app te laten werken en te beveiligen, is TimeQeeper zelf verwerkingsverantwoordelijke.

Welke gegevens de app verwerkt

Accountgegevens: je naam, e-mailadres, rol en rechten, en de organisatie waartoe je account behoort. Deze worden aangemaakt en beheerd door de beheerder van je organisatie.

Gegevens die je in de app gebruikt of invoert: artikelgegevens, voorraadmutaties, tellingen, piklijsten, reserveringen, magazijnlocaties en foto's die je maakt of kiest bij een artikel.

Technische gegevens: IP-adres, tijdstip en type verzoek in de serverlogs, plus het besturingssysteem en de app-versie. Dit gebruiken we voor beveiliging, foutopsporing en het uitleveren van updates.

Installatiekenmerk: een willekeurig gegenereerd kenmerk dat lokaal op je toestel wordt bewaard om je sessie aan dit toestel te koppelen. Dit is geen advertentie-identificatie en wordt niet gebruikt om je te volgen.

Toestemmingen die de app vraagt

Camera — om barcodes en QR-codes op artikellabels te scannen en om een foto van een artikel te maken. De camera wordt alleen gebruikt op het moment dat je zelf scant of fotografeert.

Fotobibliotheek — om een bestaande foto te kiezen als artikelfoto. De app krijgt alleen de foto's die je zelf selecteert, niet je hele bibliotheek.

Biometrie (Face ID, Touch ID of vingerafdruk) — optioneel, om de app te ontgrendelen. Je biometrische gegevens blijven in de beveiligde hardware van je toestel. De app krijgt ze nooit te zien en ontvangt alleen de uitkomst: geslaagd of mislukt.

De app vraagt geen toegang tot je locatie, microfoon, contacten of agenda, en verstuurt geen pushmeldingen.

Wat er op je toestel wordt bewaard

Inlog- en vernieuwingstokens worden versleuteld opgeslagen in de beveiligde opslag van je toestel (Keychain op iOS, Keystore op Android). Ze zijn alleen leesbaar wanneer je toestel ontgrendeld is en worden niet meegenomen naar een ander toestel.

Gegevens uit de omgeving van je organisatie worden niet op je toestel bewaard: de app haalt ze live op en toont ze zolang je het scherm open hebt. Zonder internetverbinding kun je daarom niet werken; de app laat dat zien met een melding bovenin.

Daarnaast worden je voorkeuren lokaal bewaard: je taalkeuze, je thema-instelling en — als je daarvoor kiest — je e-mailadres zodat je het niet steeds hoeft in te typen.

Zodra je uitlogt of naar een andere organisatie wisselt, worden de lokaal opgeslagen sessiegegevens gewist. Verwijder je de app, dan verdwijnt alles wat lokaal was opgeslagen mee.

Delen met anderen

Wij verkopen geen persoonsgegevens, tonen geen advertenties en bouwen geen persoonsprofielen op.

De app bevat geen analysesoftware, crashrapportage of advertentiesoftware van derden.

Gegevens uit de app gaan naar de TimeQeeper-omgeving van jouw organisatie. Die draait bij hostingpartijen die als verwerker voor ons optreden, met opslag binnen de EU.

Voor het uitleveren van app-updates maakt de app gebruik van de updatedienst van Expo (Expo, Verenigde Staten). Daarbij controleert de app of er een nieuwe versie is; Expo ziet daarbij het IP-adres en technische kenmerken van het toestel. Er worden bij deze controle geen gegevens uit jouw TimeQeeper-omgeving verzonden.

De app wordt gedistribueerd via de App Store en Google Play. Op de gegevens die Apple en Google zelf in dat kader verwerken is hun eigen privacybeleid van toepassing.

Beveiliging

Al het verkeer tussen de app en de server verloopt versleuteld via HTTPS; productieversies van de app weigeren een onbeveiligde verbinding.

Tokens staan in de beveiligde opslag van het toestel en kunnen optioneel achter een biometrische vergrendeling worden gezet.

Aan de serverkant werken we met toegang op basis van rollen, rechten per module en volledige audit logging, met opslag binnen de EU.

Hoe lang gegevens worden bewaard

Voor de gegevens in de omgeving van jouw organisatie bepaalt die organisatie de bewaartermijn, binnen de afspraken uit de verwerkersovereenkomst.

Accountgegevens bewaren wij gedurende de klantrelatie plus 24 maanden. Serverlogs bewaren wij maximaal 24 maanden.

Gegevens op je toestel blijven staan tot je uitlogt, van organisatie wisselt of de app verwijdert.

Je rechten en het verwijderen van gegevens

Je hebt recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van de verwerking, bezwaar en gegevensoverdraagbaarheid.

Omdat je account door je eigen organisatie wordt beheerd, dien je een verzoek over de gegevens in die omgeving in bij die organisatie. Wij ondersteunen hen daarbij als verwerker.

Gaat je verzoek over gegevens waarvoor TimeQeeper zelf verantwoordelijk is, mail dan naar info@timeqeeper.com. Wij reageren binnen de wettelijke termijn.

Wil je alles van dit toestel verwijderen, dan kan dat direct: log uit in de app of verwijder de app van je toestel.

Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Kinderen

TimeQeeper Pocket is een zakelijke applicatie, bedoeld voor gebruik in een werkomgeving. De app richt zich niet op kinderen en wij verzamelen niet bewust gegevens van kinderen.

Wijzigingen

Wij kunnen deze verklaring aanpassen, bijvoorbeeld als de app nieuwe functies krijgt. De actuele versie staat altijd op deze pagina, met de datum van de laatste wijziging bovenaan.