Een monteur die tien minuten zoekt naar een lager, kost meer dan het lager. De oorzaak is zelden luiheid en bijna altijd inrichting: geen vaste plek, geen leesbare code, geen label. Dit artikel behandelt hoe je een locatiestructuur opbouwt, wanneer je barcodes of QR-codes gebruikt en wat er op een artikellabel hoort. Zie spare parts-beheer voor het overzicht van magazijnbeheer als geheel.
Waarom de locatiestructuur het fundament is
Zolang onderdelen geen vaste, benoemde plek hebben, blijft je magazijn afhankelijk van wie er toevallig werkt. Elke andere verbetering — min/max, tellen, reserveren — loopt daarop vast: je kunt niet betrouwbaar tellen wat je niet kunt vinden, en een systeemstand zonder locatie helpt de monteur niet.
Een locatiestructuur is de afspraak dat elk artikel een adres heeft en dat dat adres in het systeem staat. Meer is het niet, en het is de goedkoopste verbetering die je kunt doorvoeren.
Een locatiecode opbouwen
Een goede code is opgebouwd uit niveaus die van grof naar fijn lopen, zodat je hem kunt lezen zonder uitleg.
De gangbare opbouw is magazijn, gang, stelling en vak. Een code als MAG01-A-03-2 verwijst dan naar magazijn 1, gang A, stelling 3, vak 2. Werk je met hoge stellingen, dan kun je er een niveau tussen zetten. Wie de eerste twee delen kent, staat al binnen drie meter van het onderdeel.
Een paar regels die zich terugbetalen:
- Vaste lengte per niveau. Gebruik 03 in plaats van 3, zodat sorteren op code ook fysiek klopt.
- Eén scheidingsteken. Kies een streepje of een punt en houd dat overal aan.
- Loop de gang zoals je hem loopt. Nummer stellingen in de looprichting, niet in de volgorde waarin ze ooit zijn geplaatst.
- Geen betekenis in de code. Codeer niet het artikelsoort in de locatie; dan moet je hercoderen zodra het assortiment verandert.
- Laat ruimte. Nummer met sprongen van vijf of tien als je verwacht uit te breiden.
Vaste of vrije locaties
Bij vaste locaties heeft elk artikel zijn eigen plek. Dat is overzichtelijk, mensen leren de weg, en je ziet aan een leeg vak dat er iets op is. Het kost ruimte, want elk vak blijft gereserveerd.
Bij vrije locaties leg je een artikel waar plek is en registreert het systeem waar het ligt. Dat gebruikt de ruimte veel efficiënter, maar het werkt alleen als iedereen consequent scant. Eén keer iets neerleggen zonder registratie en het is zoek.
Voor de meeste technische magazijnen is vast de verstandige keuze, eventueel met een vrij ingedeelde zone voor bulk en grote onderdelen. Halfslachtig combineren zonder scandiscipline is de slechtste van beide werelden.
Barcode of QR-code
Beide zijn prima; ze verschillen in wat ze aankunnen.
Een barcode (meestal Code 128) is smal en past goed op een strook onder een vak. Hij bevat één waarde, zoals een artikel- of locatienummer. Hij moet redelijk recht en schoon zijn om te scannen.
Een QR-code is vierkant, bevat meer gegevens en is beter bestand tegen vuil en beschadiging: hij is ook leesbaar als een deel is weggesleten. Bovendien kan hij een webadres bevatten, zodat een scan met een telefoon direct het juiste artikelscherm opent.
In een industriële omgeving met olie, stof en trillingen wint de QR-code meestal op leesbaarheid. Op smalle stellingstroken is een barcode praktischer. Veel magazijnen gebruiken daarom beide: QR op het artikellabel, barcode op de locatiestrook.
Wat er op een artikellabel hoort
Een label is geen dossier. Vier dingen volstaan bijna altijd:
- Het artikelnummer, groot en leesbaar op armlengte
- De omschrijving, kort genoeg om in één regel te passen
- De code (QR of barcode) voor scannen
- De locatie, zodat een losgeraakt onderdeel terug kan naar zijn plek
Wat je weglaat is minstens zo belangrijk. Prijzen horen er niet op — die veranderen en je wilt niet herlabelen. Leveranciersnamen evenmin, want leveranciers wisselen. Voorraadaantallen al helemaal niet: die kloppen binnen een dag niet meer.
Let op formaat en materiaal. Een label in een vrieshuis of naast een oven vraagt andere lijm dan een label in een droog magazijn. Test één rol voordat je er duizend bestelt.
Kun je labels rechtstreeks vanuit je onderhoudssysteem printen, dan blijft de code gegarandeerd gelijk aan wat er in het systeem staat. Hoe dat werkt, laten we zien bij labels printen.
Scannen op de werkvloer
Codering betaalt zich pas terug als scannen makkelijker is dan intypen. De handelingen waar het meest te winnen valt zijn uitgifte bij een werkorder, ontvangst van een levering, en tellen — precies de momenten waarop registratie normaal wordt overgeslagen.
Hoe je die drie momenten mobiel maakt en de werkvloer meekrijgt, behandelen we apart in mobiel werken in het magazijn.
Invoeren zonder alles plat te leggen
Je hoeft het magazijn niet leeg te halen. Een werkbare volgorde:
- Bepaal de codeeropzet en leg hem vast, inclusief de regels hierboven.
- Label de stellingen en vakken. Dit is fysiek werk, maar simpel en het kan in gedeeltes.
- Registreer per zone de locatie bij de artikelen die er liggen. Combineer dit met een telling, dan doe je twee dingen tegelijk.
- Label de artikelen zelf, te beginnen bij wat het vaakst wordt gepakt.
- Zet uitgifte en ontvangst om naar scannen.
Doe het zone voor zone. Een magazijn dat half is omgezet werkt prima zolang duidelijk is welke zone al om is.
Veelgestelde vragen
Hoe gedetailleerd moet een locatiecode zijn?
Zo gedetailleerd dat iemand die het magazijn niet kent het onderdeel vindt zonder te zoeken. Tot op vakniveau is voor de meeste magazijnen genoeg; tot op bakniveau alleen bij grote hoeveelheden kleine artikelen.
Moet elk artikel een eigen label?
Elk artikel dat je uitgeeft, telt of reserveert wel. Bulkmateriaal dat per meter of per kilo gaat, label je op de locatie in plaats van op het stuk.
Wat doe ik met onderdelen die op meerdere plekken liggen?
Registreer beide locaties met hun eigen aantal, en wijs er één aan als de plek waar wordt uitgegeven. Twee locaties zonder duidelijke uitgifteplek leidt gegarandeerd tot telverschillen.
Kan ik dit doen zonder een systeem?
Locaties toewijzen en labelen kan met een spreadsheet, en dat is al een grote verbetering. Wat je zonder systeem niet krijgt, is de koppeling met werkorders, reserveringen en tellingen — en dat is precies waar het rendement zit.